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ÁREAS FUNCIONALES

Dirección de Proyectos Administrativos
Caso de Éxito

 

Oficina de Viajes Corporativos

Área responsable: Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dirección de Proyectos Administrativos.

Desde Noviembre 22 de 2010 entra en funcionamiento la Oficina de Viajes Corporativos, que surge como un proyecto de prueba para servir de vínculo entre la comunidad universitaria y nuestros principales aliados estratégicos en el tema de viajes (aerolíneas, agencias de viaje, entre otros).

El objetivo de esta Oficina es optimizar la inversión y la gestión relativa a viajes corporativos en la Universidad, mejorando continuamente la calidad en los servicios, haciendo más efectivos los procesos y apoyando decididamente las diferentes funciones sustantivas de la Institución, que requieren del acompañamiento de la gestión de viajes como parte de sus actividades estratégicas o de su quehacer académico y administrativo.

Esta Oficina es el resultado de un análisis riguroso que se adelantó en la Universidad, con el apoyo de asesores especializados externos, para darle valor agregado a la Institución, teniendo en cuenta que los viajes corporativos brindan apoyo al desarrollo de las funciones sustantivas de la Universidad, acompañan la estrategia de internacionalización institucional, pero igualmente requieren de recursos para poder ejecutar los planes. Ante este panorama, la optimización del tema de viajes, se plantea como una necesidad institucional que tiene impacto positivo en la salud financiera de la Universidad, mediante la disminución de los costos asociados a los viajes corporativos.

La Oficina de Viajes Corporativos no es una agencia de viajes, es una instancia de apoyo que sirve de intermediaria entre la Universidad y las agencias, con el fin de asegurar que ofrezcan la mejor tarifa, entreguen la mejor ruta y obtengamos los mayores beneficios de los convenios vigentes. Las agencias de viaje Aviatur y Vianorte continuarán haciendo su tarea y seguirán prestando sus servicios en el campus, teniendo ahora como principal interlocutor a esta nueva oficina.

La OVC ofrece además a los viajeros información complementaria, tal como hoteles sugeridos, alternativas de porciones terrestres (trenes, metros, etc), direcciones de interés y asegura que las agencias de viaje mantengan informada a la comunidad sobre condiciones de equipaje, requisitos de documentación, entre otros temas que sin duda serán de utilidad para hacer el viaje más efectivo y placentera su estancia en el lugar de destino.

Tiempo

Fecha inicio: Noviembre 22 de 2010 a  la fecha.

La Oficina de Viajes Corporativos galardonada como una de las mejores del país

En el marco del Congreso Internacional Viajes Corporativos Américas en la ciudad de Cartagena, la areolínea Avianca organizó la primera premiación en el año 2013 para el segmento empresarial, resultando la Oficina de Viajes Corporativos de la Universidad del Norte galardonada como una de las mejores del país y desde entonces ha sido premiada durante tres años consecutivos.

En cada ceremonia se destaca el trabajo que han venido realizando algunas empresas para darle un manejo más especializado al tema de viajes, teniendo en cuenta la relevancia que tiene éste trabajo en los procesos estratégicos y de internacionalización de las organizaciones. Los puntos a evaluar cada año y por lo que se le otorga el premio son: la gestión, la estructura organizativa, la interlocución efectiva oficina-agencias-aerolínea, el manejo óptimo de los recursos y el volumen de viajes.

También se resalta en el acto de premiación lo joven de la oficina, que desde el 2010 lleva en funcionamiento. Es importante destacar que la Universidad del Norte es pionera a nivel nacional acerca del tema de oficinas de viajes corporativos, por lo que ha sido referente para otras instituciones.
 

AREAS FUNCIONALES: Dirección de Proyectos Administrativos, Definición del área, Funciones, Comités y Comisiones a los que pertenece, El(la) Director(a) y Equipo de trabajo, Organigrama y Subáreas, Gestión Estratégica, Objetivos Estratégicos, Prioridades dentro del Plan Quinquenal, Acciones Estratégicas 2014 – 2015, Indicadores de Gestión, Servicios, Caso de Éxito, Enlaces Recomendados.

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