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2016:

Indicadores Sistema Integrado de Gestión de Calidad

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PROYECTOS

Integración de Sistemas de Gestión de Calidad

 

Área responsable: Oficina de Gestión de Calidad, Auditoría General, Vicerrectoría Administrativa y Financiera.

Áreas involucradas: Centro de Educación Continuada, Instituto de Idiomas, Biblioteca Karl. C. Parrish, Centro de consultoría y Servicios.

En la Universidad del Norte, se encuentran certificados bajo la norma ISO 9001:2008, los servicios prestados por la Biblioteca Karl C Parrish, el CEC (Centro de Educación Continuada), Instituto de Idiomas, el CCS (Centro de Consultoría y Servicios) y la administración universitaria. Estos son reconocimientos que recibe la institución por un ente externo, como muestra del compromiso que ésta adquiere con sus partes interesadas para gestionar servicios con calidad.

A partir del año 2012, se planteó por el comité de Revisión Gerencial de la Administración Universitaria, evaluar el impacto de la integración de los sistemas de gestión de calidad que operan en la Institución e identificar opciones de implementación. 

En primer lugar, tenemos que considerar qué es lo que constituye un sistema integrado. Por definición, integrar es "formar las partes de un todo". Por tanto, nuestro reto es integrar sistemas tradicionalmente gestionados por separado, en una única gestión. La gestión integrada es una nueva forma de enfocar las actividades de la institución para oficiar integralmente las diferentes variables que son de interés para la institución, teniendo como propósito el logro de una política integrada de gestión. 
 


Integración de los Sistemas de Gestión de Calidad

 

Ficha técnica

Niveles de integración de los Sistemas de Gestión de Calidad

1. Integración de la información y del conocimiento documental Unificación y centralización de la información.
2. Integración operativa Aplicación del modelo integral de operación por procesos.
3. Integración cultural Generación de valor a todas las personas potenciando la toma de conciencia, la formación y el aprendizaje.
4. Integración estratégica Formulación del direccionamiento para la gestión integral. 
 

Fases de la Integración del Sistema de Gestión de Calidad

  • ALINEACIÓN: Unificar los sistemas de identificación y estructura de la documentación que se utiliza para desarrollar las actividades de la gestión integral en la organización. 
    Acciones: Migrar a la herramienta Isolución la documentación del Sistema de Gestión de Calidad del Centro de Consultoría y Servicios y estandarizar el modelo operativo implementado en la Institución.

  • COMBINACIÓN: Integrar, adicionalmente a la documentación, los elementos relacionados con la prevención y mejora continua integral.
    Acciones: Adoptar el modelo de gestión de riesgos institucional; unificar procedimientos comunes relacionados con el seguimiento y la mejora del Sistema de Gestión de Calidad; realizar auditorías internas por el equipo formado de la Universidad.

  • INTEGRACIÓN TOTAL: Incluye además de la documentación, la prevención y la mejora continua, los elementos necesarios para su direccionamiento (política, objetivos, indicadores), así como la estructura para su administración (representantes, responsabilidades).
    Acciones: Definir política integral de calidad, objetivos de calidad, indicadores y roles y representantes de la dirección.

Avances:

Alcance: Unificar los sistemas de identificación y estructura de la documentación que se utiliza para desarrollar las actividades de la gestión integral en la organización. 

Fase de alineación:

  • El año 2012 se migró a Isolución el sistema de gestión de calidad del Centro de Consultoría y Servicios.

  • En el año 2013, el Centro de Consultoría y Servicios hace uso del Sistema Isolución para la Administración de su Sistema de Gestión de Calidad.

  • Los sistemas de gestión de calidad certificados en la institución, utilizan la plataforma Isolución como herramienta de apoyo en la gestión. 

Alcance: Integrar, adicionalmente a la documentación, los elementos relacionados con la prevención y mejora continua integral.

Fase de combinación:

  • Se dispone de un canal centralizado para el recibo de sugerencias y oportunidades de mejora de todos los Sistema de Gestión de Calidad (ISolución).

  • El equipo auditor interno de calidad, realiza las auditorías internas a todos los sistemas de calidad certificados.

  • Se realiza seguimiento a la gestión de acciones a través de los informes mensuales emitidos desde la Oficina de Gestión de Calidad.

  • Se unificaron los procedimientos comunes de los distintos Sistemas de Gestión de Calidad certificados. 

Fase de Integración total:

Se cuenta con una política para el Sistema Integrado de Gestión.

Procedimientos unificados relacionados con la mejora continua

Administración Universitaria
  • Sugerencias y Oportunidades de mejora.
  • Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
  • Productos y/o servicios no conformes.
  • Control de documentos y registros.
  • Gestión de Riesgos
Biblioteca Karl C. Parrish
  • Sugerencias y Oportunidades de mejora.
  • Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
  • Productos y/o servicios no conformes.
  • Control de documentos y registros.
  • Gestión de Riesgos
Centro de Educación Contínua
  • Sugerencias y Oportunidades de mejora.
  • Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
  • Productos y/o servicios no conformes.
  • Control de documentos y registros.
  • Gestión de Riesgos.
Centro de Consultoría y Servicios
  • Sugerencias y Oportunidades de mejora.
  • Acciones correctivas, preventivas y de mejora.
  • Productos y/o servicios no conformes.
  • Control de documentos y registros.
  • Gestión de Riesgos. 

Tiempo

Fecha inicio: 2012
Fecha finalización: 2016

Beneficios y ventajas de la integración

  • Unificar criterios y prácticas de gestión, reportando mayor eficiencia y eficacia en la obtención de los resultados.

  • Reducir la frecuencia de auditorías internas y externas de la organización, lo que genera ahorros en los costos derivados de las auditorías externas.

  • Reducción de falla, no conformidades así como la aplicación de un enfoque preventivo en todos los niveles de la organización. 

  • Minimización de procedimientos y documentos, por los elementos comunes que permiten definir procedimientos en los que se unifican los requisitos exigibles por la norma.

  • Facilidad en la ampliación del alcance del sistema.

  • Disminución de costos de licenciamiento ISOLUCION. 
     

Enlaces y noticias de interés
 

Gestión de Calidad, ingrese a su Portal interno ubicado en la pestaña de “Mis Servicios” del Portal de funcionarios sección Sistema de Gestión de la Calidad.

 
 

PROYECTOS: Vida con Sentido, Misión Uninorte mi DestinoAGATHA "Apoyo a la Gestión del Talento Humano para la Academia y la Administración", Uninorte.co, Centro de Acopio, Integración de los Sistemas de Calidad, Oficina de Viajes Corporativos.

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