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ÁREAS FUNCIONALES

Dirección de Servicios Administrativos 
Servicios

 

 

La Dirección de Servicios Administrativos cuenta con una amplia infraestructura para poder brindar a la comunidad universitaria y los públicos externos relacionados con la misma un amplio portafolio de servicios que podrían resumirse de la siguiente manera:

 

Gestión del Mantenimiento

 

Objetivo: Garantizar la disponibilidad y el adecuado funcionamiento de los sistemas, muebles, equipos y  planta física de la Universidad del Norte, atendiendo eficazmente las diferentes necesidades de la comunidad universitaria utilizando las herramientas tecnológicas para el mantenimiento preventivo y correctivo.

Servicio Descripción

Mantenimiento correctivo y preventivo de planta física, muebles y equipos

Asegurar la disponibilidad y el funcionamiento adecuado de la infraestructura y de los recursos críticos necesarios para la operación de los servicios de la administración Universitaria.
Proporcionar la atención oportuna y efectiva a las fallas de operación y condición de la infraestructura, para lograr la conformidad de los servicios universitarios.

 

Gestión Logística

Objetivo: Asegurar la adquisición de bienes de acuerdo a las necesidades de los clientes, con el fin de brindar satisfacción mediante el cumplimiento de las especificaciones solicitadas y la oportunidad en la entrega.  Asegurar el registro oportuno de proveedores de bienes y servicios en la base de datos de acuerdo con los requisitos establecidos.

Servicio Descripción

Adquisición de bienes Nacionales e Importados

Asegurar la adquisición de bienes de acuerdo a las necesidades de los clientes, con el fin de brindar satisfacción mediante el cumplimiento de las especificaciones solicitadas y la oportunidad en la entrega.

Contratación servicios externos - Mantenimiento

Realizar la adquisición de servicios, por parte de la sección de mantenimiento, de acuerdo a las necesidades de los clientes, con el fin de brindar satisfacción mediante la oportunidad y pertinencia en el servicio.

Contratación servicios externos - Planeación

Gestionar la contratación de los servicios necesarios para ejecutar un proyecto de planta física previamente aprobado por parte de la Oficina de Planeación

Ordenes de Publicidad 

Elaborar las órdenes de publicidad requeridas por las diferentes áreas académicas o administrativas de la Institución que requieren del desarrollo de estrategias de promoción y publicidad en medios convencionales de comunicación (prensa escrita, revistas, prensa en internet, radio, revistas especializadas y televisión).

Contratación servicios externos servicios generales

Realizar la adquisición de servicios de acuerdo a las necesidades de los clientes, por parte de la Sección de Servicios Generales, con el fin de brindar satisfacción mediante la oportunidad y pertinencia en el servicio.

 Equipos audiovisuales

Videobeam , telón , computador  portátil , papelográfo  y amplificación para actividades programadas en lugares distintos a salones de clases.
Público Objetivo: Docentes,funcionarios administrativos y de apoyo, conferencistas invitados. 

Recibo y entrega de artículos de Almacén

Asegurar la disponibilidad y preservación de los productos de inventario con el fin de satisfacer de manera oportuna las necesidades de los clientes manteniendo un nivel de inventario que garantice la normal operación.

Activos Fijos

Propender por la correcta administración, control y oportuna actualización de los bienes propiedad de la Fundación.

 

Gestión de Seguridad Integral

Objetivo: Garantizar el desarrollo de las actividades en el campus de forma segura y confiable,  para las personas y todos los recursos, enmarcado dentro de las políticas administrativas institucionales.

Servicio Descripción

Seguridad Física

Prevenir la ocurrencia de eventos que atenten contra la seguridad física de la Institución con el apoyo de recurso humano y sistemas de seguridad electrónica.

Seguridad Informática 

Implementar controles de seguridad efectivos que permitan minimizar los riesgos de los activos de información relacionados con los productos TIC, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Aseguramiento de personas y activos

Asegurar el cubrimiento de la Universidad contra pérdidas económicas generadas por daños materiales, decisiones erróneas de directivos, daños y/o lesiones a personas que tengan un vínculo contractual o extracontractual de acuerdo a los amparos contratados en las pólizas.

 

 

Gestión de Servicios Generales

Objetivo: Garantizar el desarrollo de las actividades en el campus de forma segura y confiable,  para las personas y todos los recursos, enmarcado dentro de las políticas administrativas institucionales.

Servicio Descripción

Seguridad Física

Asegurar que la organización cuente con un sistema de Protección eficaz que garantice un ambiente propicio para el desarrollo de todas las actividades institucionales manteniendo un equilibrio entre las medidas de seguridad y la satisfacción del cliente. Los servicios que son responsabilidad del área y se encuentran mencionados en el proceso de seguridad física son:

  • Seguridad en eventos (CP)
  • Control de acceso (CP)
  • Video vigilancia y Monitoreo (CP)
  • Vigilancia privada(CP)
  • Objetos perdidos (CP)
  • Gestión e investigación de casos de seguridad (CP)
  • Conserjería (CP)
  • Alarmas (CP)
  • Reacción de incendios y brigada (CP)
  • Movilidad vehicular (CP)
  • Administración de parqueadero (CP)

Mantenimiento

El Macro proceso de gestión de Mantenimiento se divide en los procesos de aseo y atenciones, sostenimiento de zonas verdes y Mantenimiento de equipos de seguridad, los cuales se describen a continuación:
Gestión de Aseo y atenciones: Programar y ejecutar las actividades relacionadas con el aseo de infraestructura física, muebles, y equipos, garantizando su funcionamiento en servicio de la comunidad universitaria. Los servicios son:

  • Aseo de zonas internas y externas en edificios (CE y CL)
  • Suministro y dotación de agua y café (CE y CL)
  • Suministro y dotación de insumos de baños (CE y CL)
  • Gestión de residuos (CE y CL)

Sostenimiento de zonas verdes: Programar y ejecutar las actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo, correctivo y requerimientos de infraestructura jardines garantizando su buen estado en servicio de la comunidad universitaria. Los servicios son:

  • Aseo de jardines y zonas duras adyacentes (CL)
  • Poda de jardines (CL)
  • Siembra y Paisajismo (CL)
  • Mantenimiento al Sistema de Riego (CL)
  • Riego de jardines (CL)
  • Fumigación de jardines (CL)
  • Traslado de árboles en proyectos (CL)

Mantenimiento de equipos de seguridad: Programar y ejecutar las actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de seguridad electrónica física e industrial. Los servicios son:

  • Equipos de video vigilancia (CP)
  • Sistema de protección de incendio (CP)
  • Sistema de alarmas (CP)
  • Sistema de control de acceso (CP)

Gestión Logística

El Macro proceso de gestión Logística se divide en los procesos de adquisición y recibo de servicios externos, administración de flota institucional, traslados internos de mercancía y gestión ambiental:
Gestión para la Adquisición y recibo de servicios externos: Asegurar la adquisición de servicios de acuerdo a las necesidades de los clientes, con el fin de brindar satisfacción mediante el cumplimiento en el servicio. Los servicios que se contratan son:

  • Seguridad física (CP)
  • Aseo (CL)
  • Jardinería (CL)
  • Transportes (JS)
  • Varios de la comunidad (JS)
  • Revisión de facturas y pólizas (JS)

Suministro y dotación: Asegurar el suministro de insumos asociados a los servicios varios que requiere la comunidad Universitaria. Los suministros son:

  • Combustible (JS)
  • Agua, café y azúcar (CE)
  • Papel, jabón y toalla de baños (CL y CE)
  • Decoraciones internas (CL)

Administración de Flota Institucional: Asegurar el cumplimiento de los requisitos de movilidad, recursos e impuestos relacionados con la flota de la Universidad. Los servicios son:

  • Programación vehicular (CE)
  • Pago de impuestos vehiculares y SOAT (JS)
  • Plan de seguridad vial (JS)
  • Administración de personal (JS)

Traslados internos de Mercancía: Programar y ejecutar las actividades de traslados institucionales acorde con las necesidades de los usuarios brindándoles satisfacción mediante el cumplimiento de los requisitos. Los servicios son:

  • Mudanzas de personal internas (CE)
  • Entregas de insumos y equipos de almacén (CE)
  • Traslados y movimientos generales (CE)
Gestión Ambiental Asegurar el cumplimiento de las actividades de la gestión integral de residuos sólidos, gestión de residuos líquidos, suministro y control de los servicios públicos domiciliarios acorde con las necesidades de los usuarios y los proyectos garantizando el cumplimiento de las normas. Los servicios son:
  • Residuos sólidos (CL)
  • Residuos líquidos (CL)
  • Servicios públicos domiciliarios (JS)
  • Ranking Greenmetrics (JS)
  • Comité Ecocampus (JS)

 

AREAS FUNCIONALES: Dirección de Servicios Administrativos, Definición del área, Funciones, Comités y Comisiones a los que pertenece, El(la) Director(a) y Equipo de trabajo, Organigrama y Subáreas, Gestión Estratégica, Objetivos Estratégicos, Prioridades dentro del Plan Quinquenal, Acciones Estratégicas 2014 – 2015, Indicadores de Gestión, Servicios, Caso de Éxito.

 

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