1. Descripción del Servicio

Atender solicitudes para certificar información de índole académica, en español, a solicitud del interesado o mediante su autorización expresa, con destino a terceros, de manera correcta y oportuna, con el cumplimiento de las normas establecidas.

El servicio contempla los siguientes productos:

· Constancias de estudios según catalogo

· Formato Empresarial

· Certificado de notas

· Parcelaciones o Contenidos Programáticos

2. Prioridad para atender el servicio

Las prioridades de este servicio son, en su orden:

· Suministrar formatos de solicitud de certificados

· Recibir formato de solicitud de servicio debidamente diligenciado con el recibo de pago

· Registrar solicitudes en el sistema

·  Elaborar documentos académicos:

Elaborar certificados o constancias

Procesar formatos empresariales

Elaborar parcelaciones

Entregar servicios a la persona interesada.

Realizar seguimiento y mejora al proceso.

3. Alcance del Servicio

El proceso de elaborar certificados y constancias de estudio contempla:
El Departamento de Registro: el cual tendrá a su cargo la expedición de certificados y constancias académicas, tanto de pregrado como postgrado, así como de actividades extracurriculares y de extensión como las de educación Continuada, Centro Cultural Cayena e Instituto de Idiomas.

La expedición de constancias o certificados de estudios de los siguientes tipos:

· Generales

· Para egresados

· Para graduandos

· Para matriculados (en periodo académico normal e intersemestral)

· Para no matriculados

· De Extensión

El suministro de formatos para solicitud de los siguientes servicios:

· Constancias de estudios según catalogo

· Formato Empresarial (incluye formatos de aplicaciones a Instituciones de Educación Superior)

· Certificado de notas

· Parcelaciones o Contenidos Programáticos

3.1. Responsable del servicio:

El Analista de Información es el responsable en la Institución del servicio otorgar certificados y constancias académicas.

3.2. Solicitud del servicio:

Diariamente, los estudiantes, egresados, graduados y empresas debidamente autorizados por éstos, solicitan certificados y constancias de estudio, mediante el diligenciamiento del formato de solicitud de certificados, previo pago de los derechos del caso y entrega de la solicitud en la ventanilla del Departamento de Registro, en las fechas y horarios de atención publicados. Los estudiantes matriculados pueden solicitar y pagar por Web los certificados y constancias de estudios que requieran.

3.3. Respuesta a la solicitud:

Al momento de recibir la solicitud de certificado o constancia de estudios, la secretaria indica la fecha, hora de entrega del documento y las condiciones de su entrega.

El tiempo de entrega para los certificados es de dos (2) días hábiles es el siguiente:

RECIBO DE SOLICITUD

ENTREGA DE CERTIFICADO

LUNES

MIERCOLES

MARTES

JUEVES

MIERCOLES

VIERNES

JUEVES

LUNES

VIERNES

MARTES

 

 

Para los siguientes certificados el tiempo de servicio de entrega es como se relaciona en la tabla:

Certificado/Constancia

Tiempo de Entrega

Certificado de Notas (Para estudiantes anteriores al año 2002)

5 días hábiles

Egresado del programa de Derecho Requiere VoBo del Coordinador

5 días hábiles

Realizó consultorio Jurídico

5 días hábiles

Monitor (Solo para pregrado)

5 días hábiles

Participante del programa de semillero extracurricular

5 días hábiles

Asistencia a curso de extensión y fecha de realización

5 días hábiles

Participante en diplomado con fecha de realización, horario e intensidad (CEC)

5 días hábiles

Rotación posgrado Medicina

5 días hábiles

Intensidad Horaria

5 días hábiles

Conservación de calidad de estudiante egresado de Derecho

5 días hábiles

Escala de 0 a 10 (solo pregrado Medicina)

5 días hábiles

Certificados Medicina Grafico (Carta Decano)

15 días hábiles

Contenido Programático o Parcelaciones

15 días hábiles

Formatos empresariales

6 días hábiles

Duplicado de Actas de Grado

4 días hábiles

Duplicado de Diploma de Grado

8 días hábiles

Solicitudes Internas

De acuerdo al tiempo de entrega establecido para la solicitud

 

 

3.4. Disposiciones que rigen la prestación del servicio:

·     El Departamento de Registro es la única dependencia oficialmente autorizada para expedir certificados y constancias de índole académica a estudiantes regulares de Pregrado, Postgrado, Extensión (Educación Continuada, Centro Cultural Cayena e Instituto de Idiomas) y Actividades Extracurriculares.

·     El Departamento de Registro sólo certificará información que se encuentre registrada en el sistema.

·      La Universidad suministrará información sobre el estudiante a otras personas o entidades cuando él lo solicite o autorice expresamente, cuando medie decisión judicial o administrativa al respecto, o cuando esta información esté prevista en los convenios interinstitucionales suscritos por la Universidad.

·     Cuando alguna persona que haya estado o esté vinculado académicamente a un programa de pregrado o postgrado requiera una certificación de índole académica (notas, constancia de estudio, permanencia, promedio, matriculado, graduado, etc.), ésta debe ser remitida al Departamento de Registro, pero bajo ninguna circunstancia funcionario alguno podrá expedir certificados de índole académica, así sean poseedores de la información solicitada. Igualmente, la información estadística para uso externo solo podrá ser suministrada por la Oficina de Planeación.

·     Es responsabilidades del interesado, diligenciar completa y correctamente la solicitud de constancia o certificado respectiva, pagar la tarifa correspondiente, entregarla al Departamento de Registro y exigir la correspondiente constancia de recepción de la solicitud.

·     Para retirar el documento solicitado, el estudiante debe presentar el documento de identidad y la constancia de recepción de la solicitud. En caso de enviar a terceros, debe adjuntar una autorización escrita o enviarla por su cuenta de correo regiautoriza@uninorte.edu.co a la dirección registro@uninorte.edu.co.

·     El Departamento de Registro debe revisar los datos contenidos en la solicitud para proceder a su recepción e informar la fecha de entrega del documento.

·      El horario de atención para certificados y constancias es: 8:00 am. – 11.30 am. y de 2:00 pm. -  5.30 pm.

 
 

 

Si usted no tiene acceso al portal de estudiantes y no puede hacer el trámite personalmente, siga los siguientes pasos:

1. Diligencie el formato correspondiente publicado en la página Web de certificados, en la  sección FORMATOS

2. Envíe correo a registro@uninorte.edu.co, adjuntando el volante de consignación y el formato completamente diligenciado.

Después de tres (3) meses, todo certificado o constancia que no haya sido retirado, se destruirá.

· El Departamento de Registro editará dos clases de constancias sobre calificaciones:

o  Informe de calificaciones al final de cada período académico para conocimiento del estudiante. El estudiante podrá consultar sus notas definitivas y estado académico al finalizar su período académico, en la página web de la Universidad, en la fecha prevista en el calendario académico. Igualmente, podrá consultar sus calificaciones parciales tan pronto sean registradas en el sistema de información académica por los respectivos docentes.

o  Certificado de calificaciones para uso externo. El estudiante podrá acceder a la relación de las calificaciones obtenidas en los cursos realizados durante su permanencia en la Universidad directamente desde el sistema de información académica, y podrá solicitar el certificado de calificaciones para uso externo, en el que se incluirán las observaciones sobre estados académicos o sanciones disciplinarias a que haya lugar. Si es el caso de certificados para graduados, se omitirán las sanciones dado que para poderse graduar se ha debido producir el cumplimiento de la sanción impuesta o su levantamiento.

4. Costo

Las tarifas vigentes de este servicio podrán ser consultadas en la caja de la universidad o a través de la página web www.uninorte.edu.co/web/solicitud-de-certificados.

5. Puntos de Contacto

Cualquier inquietud o información adicional sobre este documento se puede notificar siguiendo el siguiente nivel de escalamiento:

·     Buzón de sugerencia y oportunidades de mejora, ubicado en el portal de la Universidad del Norte o en los siguientes correos electrónicos:
 

·      Analista de Información
Nombre: Luis Romero Molina
Correo electrónico: romerola@uninorte.edu.co
 

·      Jefe de Programación y Registro Académico
Nombre: Jorge Guzmán

Correo electrónico: jguzman@uninorte.edu.co
 

·      Director de Registro
Nombre: Martha Lucia González Robles
Correo electrónico: mgonzale@uninorte.edu.co