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ÁREAS FUNCIONALES

Dirección de Servicios Administrativos 
Servicios

 

 

La Dirección de Servicios Administrativos cuenta con una amplia infraestructura para poder brindar a la comunidad universitaria y los públicos externos relacionados con la misma un amplio portafolio de servicios que podrían resumirse de la siguiente manera:

 

Gestión del Mantenimiento

 

Objetivo: Garantizar la disponibilidad y el adecuado funcionamiento de los sistemas, muebles, equipos y  planta física de la Universidad del Norte, atendiendo eficazmente las diferentes necesidades de la comunidad universitaria utilizando las herramientas tecnológicas para el mantenimiento preventivo y correctivo.

Servicio Descripción

Mantenimiento correctivo y preventivo de planta física, muebles y equipos

Asegurar la disponibilidad y el funcionamiento adecuado de la infraestructura y de los recursos críticos necesarios para la operación de los servicios de la administración Universitaria.
Proporcionar la atención oportuna y efectiva a las fallas de operación y condición de la infraestructura, para lograr la conformidad de los servicios universitarios.

 

Gestión Logística

Objetivo: Asegurar la adquisición de bienes de acuerdo a las necesidades de los clientes, con el fin de brindar satisfacción mediante el cumplimiento de las especificaciones solicitadas y la oportunidad en la entrega.  Asegurar el registro oportuno de proveedores de bienes y servicios en la base de datos de acuerdo con los requisitos establecidos.

Servicio Descripción

Adquisición de bienes Nacionales e Importados

Asegurar la adquisición de bienes de acuerdo a las necesidades de los clientes, con el fin de brindar satisfacción mediante el cumplimiento de las especificaciones solicitadas y la oportunidad en la entrega.

Contratación servicios externos - Mantenimiento

Realizar la adquisición de servicios, por parte de la sección de mantenimiento, de acuerdo a las necesidades de los clientes, con el fin de brindar satisfacción mediante la oportunidad y pertinencia en el servicio.

Contratación servicios externos - Planeación

Gestionar la contratación de los servicios necesarios para ejecutar un proyecto de planta física previamente aprobado por parte de la Oficina de Planeación

Ordenes de Publicidad 

Elaborar las órdenes de publicidad requeridas por las diferentes áreas académicas o administrativas de la Institución que requieren del desarrollo de estrategias de promoción y publicidad en medios convencionales de comunicación (prensa escrita, revistas, prensa en internet, radio, revistas especializadas y televisión).

Contratación servicios externos servicios generales

Realizar la adquisición de servicios de acuerdo a las necesidades de los clientes, por parte de la Sección de Servicios Generales, con el fin de brindar satisfacción mediante la oportunidad y pertinencia en el servicio.

 Equipos audiovisuales

Videobeam , telón , computador  portátil , papelográfo  y amplificación para actividades programadas en lugares distintos a salones de clases.
Público Objetivo: Docentes,funcionarios administrativos y de apoyo, conferencistas invitados. 

Recibo y entrega de artículos de Almacén

Asegurar la disponibilidad y preservación de los productos de inventario con el fin de satisfacer de manera oportuna las necesidades de los clientes manteniendo un nivel de inventario que garantice la normal operación.

Activos Fijos

Propender por la correcta administración, control y oportuna actualización de los bienes propiedad de la Fundación.

 

Gestión de Seguridad Integral

Objetivo: Garantizar el desarrollo de las actividades en el campus de forma segura y confiable,  para las personas y todos los recursos, enmarcado dentro de las políticas administrativas institucionales.

Servicio Descripción

Seguridad Física

Prevenir la ocurrencia de eventos que atenten contra la seguridad física de la Institución con el apoyo de recurso humano y sistemas de seguridad electrónica.

Seguridad Informática 

Implementar controles de seguridad efectivos que permitan minimizar los riesgos de los activos de información relacionados con los productos TIC, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Aseguramiento de personas y activos

Asegurar el cubrimiento de la Universidad contra pérdidas económicas generadas por daños materiales, decisiones erróneas de directivos, daños y/o lesiones a personas que tengan un vínculo contractual o extracontractual de acuerdo a los amparos contratados en las pólizas.

 

 

Gestión de Servicios Generales

Objetivo: Garantizar el desarrollo de las actividades en el campus de forma segura y confiable,  para las personas y todos los recursos, enmarcado dentro de las políticas administrativas institucionales.

Servicio Descripción

Seguridad Física

Asegurar que la organización cuente con un sistema de Protección eficaz que garantice un ambiente propicio para el desarrollo de todas las actividades institucionales manteniendo un equilibrio entre las medidas de seguridad y la satisfacción del cliente. Los servicios que son responsabilidad del área y se encuentran mencionados en el proceso de seguridad física son:

  • Seguridad en eventos (CP)
  • Control de acceso (CP)
  • Video vigilancia y Monitoreo (CP)
  • Vigilancia privada(CP)
  • Objetos perdidos (CP)
  • Gestión e investigación de casos de seguridad (CP)
  • Conserjería (CP)
  • Alarmas (CP)
  • Reacción de incendios y brigada (CP)
  • Movilidad vehicular (CP)
  • Administración de parqueadero (CP)

Mantenimiento

El Macro proceso de gestión de Mantenimiento se divide en los procesos de aseo y atenciones, sostenimiento de zonas verdes y Mantenimiento de equipos de seguridad, los cuales se describen a continuación:
Gestión de Aseo y atenciones: Programar y ejecutar las actividades relacionadas con el aseo de infraestructura física, muebles, y equipos, garantizando su funcionamiento en servicio de la comunidad universitaria. Los servicios son:

  • Aseo de zonas internas y externas en edificios (CE y CL)
  • Suministro y dotación de agua y café (CE y CL)
  • Suministro y dotación de insumos de baños (CE y CL)
  • Gestión de residuos (CE y CL)

Sostenimiento de zonas verdes: Programar y ejecutar las actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo, correctivo y requerimientos de infraestructura jardines garantizando su buen estado en servicio de la comunidad universitaria. Los servicios son:

  • Aseo de jardines y zonas duras adyacentes (CL)
  • Poda de jardines (CL)
  • Siembra y Paisajismo (CL)
  • Mantenimiento al Sistema de Riego (CL)
  • Riego de jardines (CL)
  • Fumigación de jardines (CL)
  • Traslado de árboles en proyectos (CL)

Mantenimiento de equipos de seguridad: Programar y ejecutar las actividades relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de seguridad electrónica física e industrial. Los servicios son:

  • Equipos de video vigilancia (CP)
  • Sistema de protección de incendio (CP)
  • Sistema de alarmas (CP)
  • Sistema de control de acceso (CP)

Gestión Logística

El Macro proceso de gestión Logística se divide en los procesos de adquisición y recibo de servicios externos, administración de flota institucional, traslados internos de mercancía y gestión ambiental:
Gestión para la Adquisición y recibo de servicios externos: Asegurar la adquisición de servicios de acuerdo a las necesidades de los clientes, con el fin de brindar satisfacción mediante el cumplimiento en el servicio. Los servicios que se contratan son:

  • Seguridad física (CP)
  • Aseo (CL)
  • Jardinería (CL)
  • Transportes (JS)
  • Varios de la comunidad (JS)
  • Revisión de facturas y pólizas (JS)

Suministro y dotación: Asegurar el suministro de insumos asociados a los servicios varios que requiere la comunidad Universitaria. Los suministros son:

  • Combustible (JS)
  • Agua, café y azúcar (CE)
  • Papel, jabón y toalla de baños (CL y CE)
  • Decoraciones internas (CL)

Administración de Flota Institucional: Asegurar el cumplimiento de los requisitos de movilidad, recursos e impuestos relacionados con la flota de la Universidad. Los servicios son:

  • Programación vehicular (CE)
  • Pago de impuestos vehiculares y SOAT (JS)
  • Plan de seguridad vial (JS)
  • Administración de personal (JS)

Traslados internos de Mercancía: Programar y ejecutar las actividades de traslados institucionales acorde con las necesidades de los usuarios brindándoles satisfacción mediante el cumplimiento de los requisitos. Los servicios son:

  • Mudanzas de personal internas (CE)
  • Entregas de insumos y equipos de almacén (CE)
  • Traslados y movimientos generales (CE)
Gestión Ambiental Asegurar el cumplimiento de las actividades de la gestión integral de residuos sólidos, gestión de residuos líquidos, suministro y control de los servicios públicos domiciliarios acorde con las necesidades de los usuarios y los proyectos garantizando el cumplimiento de las normas. Los servicios son:
  • Residuos sólidos (CL)
  • Residuos líquidos (CL)
  • Servicios públicos domiciliarios (JS)
  • Ranking Greenmetrics (JS)
  • Comité Ecocampus (JS)
 

       Gestión Documental

 
Servicio Descripción

Regulación archivística

A través de la Gestión Documental establecemos los procedimientos y políticas para las buenas prácticas del manejo de los documentos físicos y electrónicos  durante su ciclo de vida, buscando normalizar los procesos archivísticos desde su producción hasta su disposición final en cumplimiento a la normativa legal vigente.

Racionalizar  y controlar  la producción documental a través de la implementación de las Tablas de Retención Documental, desde los archivos de gestión facilitando la clasificación, organización, preservación, conservación, disposición final y consulta de los documentos.

Estandarizar el procedimiento para elaboración de comunicaciones organizacionales.

Consulte aquí la Ley General de Archivo 594 del 2000  y  Resolución Rectoral No 69 de 2013

Capacitación

Ofrecemos capacitaciones archivísticas y otras disposiciones de la gestión documental, dirigidas a los funcionarios de las áreas académicas y administrativas de la Universidad del Norte, buscando fortalecer  el conocimiento técnico  necesario para la buena administración de los archivos.

Promover la aplicación de los procesos archivísticos en cuanto al manejo del documento independiente de su soporte físico o electrónico, enmarcándolos dentro del concepto del archivo total.

Con este servicio se obtienen los siguientes beneficios:

Actualizaciones en materia archivística, según la necesidad del área o del funcionario
Material de soporte para el manejo de los archivos físicos y electrónicos.

Asesoría


Nuestro servicio regula la manera de hacer las cosas, donde a través de  un diagnóstico, logramos identificar la magnitud del proyecto, impacto y alcance, de esta manera trazamos planes de trabajo, visitas de seguimiento y capacitación archivística.
Tenemos la tarea de liderar proyectos de organización de archivos de gestión, en las unidades administrativas y académicas de la Universidad del Norte, aplicando buenas practicas archivísticas, bajo reglamentación vigente.

Acceder a nuestro servicio de asesoría le permitirá:
Tomar decisiones respecto a la producción, clasificación, organización, preservación, conservación, y disposición final de los documentos.

Mejorar los niveles de eficacia y eficiencia en consulta y tiempo empleado en los archivos, trayendo consigo la mejora de competitividad del área.

Racionalizar el uso del papel, controlar la duplicidad de información y contribuir a la política de cero papel, que se ve impactado en el respeto al medio ambiente y disminución de costos.

Disminuir los riesgos asociados a la perdida de información.

Digitalización


El área de Gestión documental  asesora las diferentes áreas académicas y administrativas de la Universidad del Norte en el proceso de digitalización, la cual puede ser a través de los servicios de digitalización interna con Dirección de Tecnología e Informática o servicio tercerizado previa coordinación con Gestión Documental 

Este servicio requiere previa revisión de los documentos a digitalizar por la Sección de Gestión Documental, a través de  una visita de inspección, para determinar los siguientes aspectos:

¿Qué documentos se van a digitalizar?
¿Por qué y para qué es necesario su  digitalización?
¿Pertenecen  a un expediente de  una serie o subserie documental?
¿Son documentos de apoyo?
¿Cuál será su repositorio digital?
¿Servicio de digitalización  interna o tercerizada?

Custodia documental 

Para este servicio la Universidad del Norte dispone de un área  para custodiar la información institucional, que es transferida una vez ha cumplido su tiempo de retención en los  archivos de gestión para   terminar de cumplir su ciclo de vida.

Para esta actividad el área productora debe tener en cuenta lo siguiente:

Consulta de su Tabla de Retención Documental
Tener la información a transferir digitalizada e indexada en el Sistema de Administración Documental (SAD)
Levantamiento de inventario en el formato Único de Inventario  documental (FUID)
Clasificar la información según los lineamientos del Manual de Transferencia.( Ver hipervínculo)
Realizar la trasferencia de acuerdo al cronograma de transferencia documental.
Para mayor información descargue nuestro MANUAL DE  PROCEDIMIENTOS PARA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO INACTIVO.

Consulta y  préstamos de documentos

El servicio de consulta y préstamo documental, proporciona a las unidades administrativas y académicas de la Universidad del Norte, acceder a los documentos que han sido transferidos al archivo inactivo por el cumplimiento de los instrumentos archivísticos (Tabla de Retención Documental  y Tabla de Valoración Documental).

Con el fin de garantizar el acceso y protección de los documentos que se conservan en el archivo inactivo, las consultas o préstamos  se deben  realizar a la Sección de Gestión Documental  a través del  correo electrónico jefearchivo@uninorte.edu.co  con copia a auxiliar_archivoinactivo@uninorte.edu.co, previo Vo Bo de Jefe del área solicitante.

 

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