La memoria histórica que guarda nuestro archivo institucional

En 2520 cajas dispuestas en 183 estantes, reposa la mayor parte del medio siglo de historia de la Universidad del Norte. Resoluciones, actas, contratos, planos y correspondencia conforman, entre otros elementos, el Archivo Inactivo Institucional, un espacio donde el pasado y el presente conviven en pos de resguardar la memoria de nuestra alma mater.

Hoy 9 de junio se celebra a nivel mundial el Día Internacional de los Archivos, fecha que coincide con la creación en 1948 —bajo el auspicio de la UNESCO— del Consejo Internacional de Archivos (ICA), entidad que aboga por el manejo efectivo y la protección del patrimonio archivístico a nivel mundial.

Con esto se busca reconocer que los archivos no son solo papeles polvorientos en una repisa, sino también herramientas esenciales para garantizar el manejo transparente de las instituciones y para preservar una memoria que nos permita entender el pasado, documentar el presente y prepararnos para el futuro.

En Uninorte, la ocasión este año coincide con un paso hacia ese futuro: la implementación de Delta (Documento Electrónico para la Academia y la Administración), un proyecto que busca facilitar el manejo de la correspondencia dentro de la universidad.

Ludys Villanueva, jefe de archivo y correspondencia.

“El documento va a viajar por vía electrónica”, explica Ludys Villanueva, jefe de la sección de archivo y correspondencia de la universidad. “Ya no vas recibir el correo físico, sino que a través de tu correo electrónico vas a recibir todo lo que se pueda escanear y eso va a quedar indexado en una base de datos para anotaciones y futuras consultas”.

“El documento físico va a quedar en el archivo como debe ser, pero la finalidad del proyecto es disminuir el uso del papel en el proceso administrativo”, añade la funcionaria.

Para la jefe de archivo, esta es una iniciativa que contrasta radicalmente con la manera como se manejaban las comunicaciones en la universidad en sus primeras década. Es el resultado de un proceso de adaptación a la era de la inmediatez en la que nos encontramos inmersos.

Durante una visita al Archivo Inactivo Institucional, ubicado en el Centro de Barranquilla, Ludys separa una caja de la que extrae algunos telegramas, la manera más inmediata de enviar correspondencia durante los primeros años de la universidad. Ella sostiene uno de agosto 3 de 1971, en el que el entonces rector José Tcherassi invita al presidente de la República, Misael Pastrana Borrero, a la inauguración de las obras de la actual sede de la institución.

A este documento le acompaña la respuesta del primer mandatorio, del 12 de agosto (abajo), pidiendo el aplazamiento de la invitación, así como un segundo mensaje de Tcherassi informándole a Pastrana de la postergación del acto de septiembre a una fecha indefinida. La colocación de la primera piedra se terminaría realizando el 20 de noviembre de 1971, por supuesto, con la presencia del presidente de los colombianos.

Telegrama enviado por el presidente Misael Pastrana al rector Tcherassi en 1971.

En otro de los telegramas, de febrero de 1973, esta vez enviado con carácter de urgente, Tcherassi se excusa con Pastrana por no acudir a una invitación que no recibió por fallas en el servicio de telecomunicaciones.

“Hoy en día una invitación urgente se hace con una llamada, un mail, un whatsapp y siempre llega”, apunta Villanueva. De igual forma, señala, muchos otros de los procesos cotidianos de la universidad también se han transformado por causa de la revolución digital. Entre estos el procedimiento de admisión, el cual debía tramitarse a través de correspondencia física y hoy se puede hacer desde cualquier parte de mundo por la web. 

Sin embargo, pese a los cambios, la universidad conserva el mismo apartado aéreo que en el que recibía telegramas y demás correspondencia en los años 70, pero este es utilizado en un porcentaje ínfimo en comparación con aquella época. 

La historia contada desde los documentos

Ludys saca otro par de cajas que contienen algunos de los documentos más antiguos de todo el archivo de Uninorte, los cuales dan cuenta de momentos claves en las primeras etapas de la institución.

Uno de ellos es una carta de febrero de 1966, en la que el entonces director ejecutivo de la Fundación Universidad del Norte (y a la postre primer rector de la institución), Julio Muvdi, solicita al gobernador del Atlántico el reconocimiento de la personería jurídica de la universidad. Emitido a través de la Gaceta Departamental, el eventual reconocimiento permanece en el archivo como recorte de prensa. Asimismo, entre los documentos se puede observar la solicitud de licencia de funcionamiento que hizo Muvdi al Ministerio de Educación unos meses después. 

Decreto 263 de 1973 del Ministerio de Educación Nacional.

El contrato de arrendamiento en la primera sede de Uninorte, en el barrio Alto Prado, es otra de las muestras históricos que extrae Villanueva de las cajas. En este documento, con fecha de enero 1969, se acuerda pagarle a la señora Alicia Morales de Ramírez la cifra de $2000 (aproximadamente $2,3 millones en la actualidad).

En otra de las misivas archivadas, esta vez firmada por José Tcherassi en septiembre de 1971, el entonces rector solicita al secretario de Obras Públicas Municipal la aprobación de planos y la expedición de la licencia de construcción para la actual sede de la universidad.

De igual forma, el archivo posee un ejemplar del decreto 263 de 1973, en el que el Ministerio de Educación reconoce como universidad a Uninorte, facultándola legalmente para otorgar diplomas y títulos. Ese mismo año se graduaría la primera promoción de profesionales en Administración de Empresas.

La lista de documentos de interés es muy extensa para detallar aquí y aun cuando el Archivo General suma poco más de 5 años funcionando, las labores de organización de la información todavía continúan, precisamente por la cantidad enorme de documentación presente.

“Estamos organizando y creando inventarios para entregarlos a historiadores que le den la valoración histórica que tiene todo esto y organizar los hilos como deben ser, para ir armando la historia. A veces encontramos una cartica por acá, otra por allá, pero nosotros no podemos tomar este mundo de documentos y entregarlo así porque eso es una locura, así que lo tenemos que clasificar por asuntos”, detalla Ludys.

Y aunque para la jefe de archivo su labor es gratificante, este trabajo de redescubrimiento histórico es una tarea ardua y, entendiblemente, será de nunca acabar. “Como la institución está en funcionamiento todos los días, esta sigue creando su historia. El día de ayer ya es historia para la universidad y estamos aquí organizándola, creando ese archivo histórico para que se vaya alimentando con el día a día, para que no se pierda la memoria”.

Por Andrés Martínez Zalamea