Una reestructuración para la memoria histórica de Uninorte

Sobre los archivos y su función recopilatoria se habla de que su importancia radica en la reivindicación de la calidad de las administraciones, en cuanto a la dotación de los recursos humanos y económicos que se da bajo su labor. Así mismo, se le mira como el servicio ideal para depositar un tesoro documental de suma relevancia, porque preserva información e historia de entidades públicas o privadas del Estado.

Mediante la Ley 594 de 2000 se estableció el Sistema Nacional de Archivo, la cual pretende estipular la articulación, homogenización y normalización de los archivos públicos, pero a su vez estimula la conservación, organización y consulta de los archivos privados, que incluye centros de investigación, instituciones educativas o de enseñanza científica del país.

En este orden, la Universidad del Norte desde 2013 formalizó el Comité Interno de Archivo, con el objetivo de garantizar la custodia, accesibilidad y confiabilidad de la información documental de la institución, mediante los procesos de producción, recepción, distribución, consulta, organización y disposición final de los mismos.

Desde entonces la Oficina de Archivo y Correspondencia, encargada de elaborar propuestas de impacto para el trámite de documentos y mejoras en procedimientos archivísticos, le apostó a un proyecto de gestión documental, con el fin de normalizar y estandarizar los procedimientos a seguir. Hoy, después de casi 5 años de promover el proyecto, la oficina consolidó una serie de reestructuraciones que permiten una mejor administración de la información producida por Uninorte.

Lo primero es el cambio de nombre. La oficina se denomina ahora Sección de Gestión Documental, un nombre que indica "el trabajo real que se está realizando a favor del patrimonio documental de la institución”, de acuerdo con Ludys Villanueva, jefe de la sección.

“Con toda esta modificación, la transferencia documental también empieza a tener vigencia”, agregó para referirse al proceso de ceder archivos organizados entre las áreas administrativas que tienen sus tablas de retención documental. “De esta manera el préstamo de documentos en custodia aparece como un recurso más que brinda la oficina”, enfatizó.

De igual forma, Villanueva habló del Documento Electrónico para la Academia y la Administración (DELTA), una idea desarrollada junto a la Dirección de Tecnología, que busca manejar la correspondencia y documentos de manera digital, con la finalidad de ir “ajustándose a la política de cero papeles”.

“Junto al DELTA, la factura electrónica será otro proceso que adaptaremos según las necesidades de los usuarios”, dijo la jefe, quien destacó que se está incorporando a los departamentos académicos la aplicación de gestión documental, y de esta manera toda la universidad quede involucrada en la transformación de servicios básicos y digitales de la sección.

“Queremos preservar esa información que es vital, aquella que después de ser elaborada y bien administrada se convierte en la memoria histórica de la institución”, concluyó Villanueva.

Por Génesis Navarro.