De acuerdo a la labor que va a realizar, se debe revisar con los diferentes centros de gestión autorizados (Oficina Jurídica, Servicios Generales, Mantenimiento, Planeación, Compras, Unidad de Servicios Logísticos) los requisitos previos que se deben cumplir, antes de pasar la cuenta de cobro o factura a la oficina de Tesorería.

Los documentos deben llegar a Tesorería con todos los soportes y vistos buenos requeridos, adicionalmente con la disponibilidad presupuestal en el centro de costos.

El registro o actualización de proveedores debe realizarse en el portal de proveedores de la Universidad del Norte, diligenciando el formulario que corresponda al tipo de sociedad a registrar y para los cuales se especifican los documentos exigidos, en el siguiente link:

https://www.uninorte.edu.co/web/compras/registro-de-proveedores

Para consultar los proveedores registrados en el sistema Banner, el usuario puede acceder a través de la forma de consulta FVMVEND Consulta de registro de proveedor y FZMVEND Consulta de información jurídica de personas naturales y jurídicas.

Si su proveedor está autorizado para facturar electrónicamente, debe remitir su factura únicamente al buzón autorizado facturaelectronica@uninorte.edu.co

Si su proveedor factura físicamente, debe radicar su factura en la portería 7 de la universidad, de lunes a viernes de 9 a.m. a 12m.

Las cuentas internas deben ser gestionadas a través del módulo de autogestión de Onbase, importante tener en cuenta las fechas de recepción divulgadas en la circular centros de gestión 2022.

Para mayor información consulta nuestros tips para manejo de cuentas internas aquí.

Debe consultar las especificaciones de servicio para pago a terceros aquí.

Puede descargarlo aquí.

Puede descargarla aquí.

Puede descargarlo aquí.

Consulte el instructivo aquí.

La aprobación debe gestionarse en un tiempo máximo de 3 días hábiles.

Consulte el instructivo aquí.

La Oficina de Tesorería cuando devuelve una factura registra una nota con la causal de devolución, para que la oficina receptora realice la corrección pertinente.

Consulte el instructivo aquí.

Debe consultar al CSU para la revisión del caso.

Se debe cumplir con los requisitos indicados en las especificaciones del servicio de pago a terceros, las cuales puede consultar aquí.

Si necesita tramitar una inscripción nacional o internacional debe escoger a la Sra. Reina Madarriaga como aprobador intermedio y adjuntar en PDF el VoBo del administrador del centro de costos. Para el caso de las inscripciones internacionales, debe indicar en el campo comentarios adicionales el valor en pesos; ejemplo: $200 USD x $4.000 (TRM, e indicar la fecha de la TRM del día) igual a $800.000.

El contratista puede asesorarse con los operadores de información de PILA.

También puede consultar la guia del contratista publicada en el portal de proveedores https://www.uninorte.edu.co/en/web/proveedores/inicio

- Cuenta de cobro o Factura de Venta (dependiendo del régimen al que pertenezca el beneficiario del pago).

- Para cédulas con más de 8 dígitos colocar, adicional al número de cedula, el código que asigna la Universidad. (código banner 200xxxxxx).

- Firma digital del beneficiario del pago

- Indicar Municipio donde se prestó el servicio: Aclarar si fue remoto o presencial

- Manifestación bajo la Gravedad del juramento versión vigente debidamente diligenciada.

- Copia del contrato completo (donde se identifique la P del contrato)

- Adjuntar los soportes marcados en la manifestación.

- Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social PILA, correspondiente al mes de prestación del servicio. (Aplica PILA cuando su ingreso mensual supera el SMLV, adjuntar planilla detallada).

- VoBo del autorizador del pago. (Se realiza esta aprobación por Onbase).

- Para el cargo presupuestal debe traer el FOAPAL (FONDO, ORGANIZACIÓN, CUENTA Y PROGRAMA).

- RUT y certificado bancario actualizado del beneficiario del pago en caso de ser necesario.

- Cuenta de cobro o Factura de Venta  (dependiendo del régimen al que pertenezca el beneficiario del pago.

- Para cédulas con más de 8 dígitos colocar, adicional al número de cedula, el código que asigna la Universidad. (código banner 200xxxxxx).

- Firma digital del beneficiario del pago.

- Indicar Municipio donde se prestó el servicio (Debe coincidir con el indicado en el honorario).

- Formato Anexo de tesorería viajero

- Manifestación bajo la Gravedad del juramento versión vigente debidamente diligenciada.

- Adjuntar los soportes marcados en la manifestación.

- Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social PILA, correspondiente al mes de prestación del servicio. (Aplica PILA cuando su ingreso mensual supera el SMLV, adjuntar planilla detallada).

- VoBo del autorizador del pago. (Se realiza esta aprobación por OnBase)

- Para el cargo presupuestal debe traer el FOAPAL (FONDO, ORGANIZACIÓN, CUENTA Y PROGRAMA).

- Cuenta de cobro indicando nombres y apellidos completos, número de cédula de ciudadanía.

- Firma digital del beneficiario del pago

- Indicar Municipio donde se prestó el servicio: Aclarar si fue remoto o presencial

- Fotocopia del Pasaporte, de Cedula de Ciudadanía y del RUT (si posee).

- Manifestación bajo la Gravedad del juramento versión vigente debidamente diligenciada.

- Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social PILA del mes de prestación del servicio.  Si aporta a la Seguridad Social bajo algún régimen del país de residencia, debe adjuntar las respectivas certificaciones para que no realice una doble cotización.

- En caso de pago con giro al exterior, Formato para realizar giros internacionales GEFI-FT- 078 debidamente diligenciado.

- VoBo del autorizador del pago. (Se realiza esta aprobación por OnBase)

- Para el cargo presupuestal debe traer el FOAPAL (FONDO, ORGANIZACIÓN, CUENTA Y PROGRAMA).

- Cuenta de cobro indicando nombres y apellidos completos, número del documento de identificación y código creado en banner para extranjeros (4444xxx).

- Firma digital del beneficiario del pago

- Indicar el lugar desde donde se prestó la clase: Aclarar que fue remoto.

- Fotocopia del pasaporte.

- Manifestación bajo la Gravedad del juramento versión vigente debidamente diligenciada. (sino tienes bienes en Colombia, solo marcarel punto 1 “no residente” y firmar la manifestación.

- En caso de pago con giro al exterior, Formato para realizar giros internacionales GEFI-FT- 078 debidamente diligenciado.

- VoBo del autorizador del pago. (Se realiza esta aprobación por OnBase).

- Para el cargo presupuestal debe traer el FOAPAL (FONDO, ORGANIZACIÓN, CUENTA Y PROGRAMA).

Por política institucional los reembolsos no están permitidos.

Invitamos a realizar los procesos de compra o pago de servicios a través de los procedimientos definidos institucionalmente.

Los pagos o compras que se realicen sin cumplir los procedimiento serán sujeto a estudio por parte de la Vicerrectora Administrativo y Financiero o en su ausencia el Director Financiero.
 

Tal como lo establece el Decreto 2460 del 2013, el registro único tributario (RUT) no pierde vigencia, y sólo debe actualizarse en dos casos que implican modificaciones en el formulario: datos personales (identificación y ubicación) y datos comerciales (actividad económica, responsabilidades, entre otros).

Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta; los responsables del régimen común; los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la DIAN.