“Gobierno digital”, una iniciativa para facilitar los trámites y gestiones ante el Estado

En 2025 el 75% de las personas que deben realizar trámites gubernamentales serán millennials, es decir, los jóvenes de hoy deberán pagar impuestos, autenticar documentos y solicitar permisos, entre otras gestiones, que en países latinoamericanos como Colombia pueden tomar mínimo 5,4 horas en promedio y requerir, en al menos el 25% de los casos, tres desplazamientos hacia la entidad requerida, de acuerdo con un estudio del diario El País. 

Es por eso que la Universidad del Norte, en conjunto con la Universidad Nacional de Colombia y el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (MinTIC), decidieron realizar la cátedra “Gobierno digital”, que busca simplificar los trámites públicos y mostrar los casos de éxito y desafíos que aún se tienen por afrontar. 

“Gobierno digital” es una estrategia que busca promover el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, para consolidar un Estado competitivo en temas digitales y que facilite a la ciudadanía la solución de problemáticas en distintos ámbitos de acción gubernamental.

César Viloria, profesor de Ingeniería Eléctrica y Electrónica de la Universidad del Norte y uno de los ponentes del evento, explicó que la idea es reconocer cuáles proyectos responden a la iniciativa de “Gobierno digital”, cuyo objetivo es simplificar los trámites públicos aunando esfuerzos que deben incluir a los actores más directamente involucrados: el Estado, la academia y el sector privado.

Viloria, quien en distintas ocasiones ha sido asesor gubernamental en temas de transformación, tecnologías y emprendimiento digital, destacó que, según cifras del MinTIC, a pesar de que el 93,59% de las personas en Colombia saben que existen maneras de hacer trámites digitales, solo el 83,10% sabe cómo hacerlos y solo el 65,14% los ha realizado a través de estos medios. 

El docente explicó que esto se debe a que algunos de los sitios son poco intuitivos, que es difícil encontrar la información que se requiere y que en algunos casos se radicaba la información y faltaba la confirmación de radicado. Además que las personas temen a peligros informáticos, como el robo de sus datos o dinero. Sin embargo, resaltó que los usuarios ven como positivo aspectos como el ahorro de filas, tiempo y dinero, además de tener atención disponible 24/7. 

El desconocimiento de estas facilidades y las demoras en la agilización de los trámites ha llevado a que, según el estudio de El País, al menos el 29% de las personas encuestadas reconocieran haber pagado sobornos para acelerar sus gestiones. “Esto nos obliga a modernizarnos como sociedad, a modernizarnos como Estado, para facilitarle la vida al ciudadano y evitar este tipo de problemas”, dijo.

Para él muchas de estas problemáticas se pueden solucionar con la utilización de sistemas online robustos, desarrollados con ayuda de la academia, que resuelvan los principales problemas relacionados con trámites públicos, y de esta forma "liberar" a funcionarios del Estado que podrían hacer otras gestiones, mejorando la agilidad en la gestión pública.
 
“Para lograr una correcta apropiación del gobierno digital necesitamos una apropiación de estos tres factores: universidad, empresa y Estado; además de la ciudadanía, que también hace parte de la molécula del gobierno digital al ser una de las más beneficiadas”, añadió.

Aplicativos

Camilo Cepeda Tarud, secretario de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de la Gobernación del Atlántico, y uno de los ponentes que explicó casos de éxito de la iniciativa “Gobierno digital”, habló sobre la iniciativa “Banco de productos de apoyo”, con la cual la entidad gubernamental presta elementos a personas en situación de discapacidad de los diferentes municipios del Atlántico.

Anteriormente, ya se realizaba el préstamo de estos servicios (que incluyen elementos como sillas de ruedas y bastones, entre otros) a través de encargados municipales, quienes llevaban en físico la cuenta de qué elementos se solicitaban y cuáles eran entregados. Lo que se hizo fue digitalizar el proyecto y crear un software con el que cualquier persona en situación de discapacidad pudiese solicitarlos desde cualquier municipio del departamento. La Gobernación coordina el envío y la entrega de esta ayuda.

La aplicación, que fue desarrollada por un grupo de jóvenes del programa Talento TIC de la Gobernación, ya entró en funcionamiento. “El propósito es darle una mejor calidad de vida a la población en situación de discapacidad. Estamos facilitando un proceso interno de la gobernación y estamos ayudando a la sociedad” destacó el funcionario.

En el caso de temas de movilidad, el secretario de Tránsito y Seguridad Vial de la Alcaldía de Barrranquilla, Fernando Isaza, habló sobre la app TaxiBAQ. El aplicativo que sirvió mientras el distrito era el encargado de regular el transporte individual de pasajeros en vehículos tipo taxi en los años 2014, 2015 y 2016 logró entregarle a los usuarios la posibilidad de comentar su experiencia y tener mayor seguridad al usar estos servicios en la ciudad de Barranquilla.

A través del Registro Único de Conductores de Taxi que todo conductor autorizado por el distrito debía llevar en la parte trasera del vehículo y donde se indicaban los datos del conductor, se dispuso también un código QR que al leerlo el usuario con la app podía hacer comentarios sobre su trayecto, presentar quejas o elogios sobre el conductor y brindar una retroalimentación que ayudara al distrito a identificar las principales problemáticas y poder ofrecer soluciones.

Además, la aplicación buscaba darle a los usuarios la seguridad de que estaba viajan con un taxista autorizado mostrando los datos del conductor o conductores autorizados para manejar el vehículo en el cual se movilizaba. En la actualidad la aplicación está desactivada debido a que ahora el Área Metropolitana de Barranquilla AMB es la encargada de regular este tipo de transporte, pero se espera que próximamente vuelva a entrar en uso.

En el caso de los negocios, el director de Redes Empresariales Tecnología y Servicios Registrales de la Cámara de Comercio de Barranquilla (CCB), Augusto Meléndez, se refirió a los cambios que se están realizando en esta en esta entidad para facilitar a creación de empresa a través de trámites digitales en la ciudad.

Mediante el uso del software Laserfiche, implementado desde 2015, la CCB ha logrado facilitar el manejo de documentos, ofrecer servicios de registro en línea y optimizar el tiempo de trabajo y respuesta a las solicitudes realizadas a la entidad. Los resultados, según explicó Meléndez, han llevado a que desde hace más de dos años cualquier solicitud o requerimiento a la CCB se responda en menos de 24 horas, cuando en 2011 podía tomar días e incluso semanas. 

El uso de este software, a través de su plataforma online, les valió un reconocimiento por parte de la multinacional Laserfiche, con base en California, por mejorar la productividad, innovar procesos y alcanzar importantes resultados con el uso de esta tecnología.

También hubo espacio para hablar sobre herramientas que facilitan la eficiencia de la gestión de los recursos de las entidades públicas. El encargado fue el subsecretario de Planeación del Atlántico, Jesús Pérez, quien habló no de una aplicación sino de un estudio y unas herramientas ofrecidas por la Gobernación del Atlántico para propiciar la eficiencia en el uso de los recursos públicos de las distintas municipalidades.

Pérez explicó que luego de practicar un estudio encontraron que muchos de los municipios del Atlántico no utilizaban sistemas idóneos para el registro de sus gastos en inversión pública y que algunos inclusive llevaban ese registro en libros físicos, lo que podría dar pie a problemáticas de corrupción y pérdida de dineros.

En ese sentido, dijo, lo que se hizo desde la Gobernación fue ofrecer alternativas fáciles y prácticas en temas de software para registrar los gastos del erario de cada municipio y así poder priorizar las necesidades, llevar la cuenta de los costos y gastos de los proyectos y hacer un uso más eficiente de los recursos.

Por Edwin Caicedo Ucros