Fortalecemos nuestras buenas prácticas de gestión de proveedores

Uninorte consolidó un modelo institucional de gestión de proveedores bajo estándares internacionales, que busca elevar nuestras buenas prácticas de gestión de proveedores a un nivel internacional líder, de excelencia y calidad.

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08 ago 2022

Todas las partes interesadas o stakeholders son relevantes en una organización, así como la relación, las estrategias y los medios de interlocución con cada una de ellas para la consecución de resultados y cumplimiento de los objetivos estratégicos. En ese sentido, para la Universidad del Norte uno de sus públicos objetivos son nuestros proveedores, por lo que consolidó un modelo institucional de gestión de proveedores bajo estándares internacionales, basado en una relación de manera colaborativa, que permite tener un mayor nivel competitivo empresarial, generar valor y eficiencias a nuestra gestión, contar con mecanismos para la toma de decisiones estratégicas, minimizar riesgos y optimizar nuestros procesos.

Es por eso que se definió el modelo como un proceso sistémico e integral de gestión de relaciones con nuestros proveedores, basado en una segmentación cualitativa y cuantitativa, en la que se definen cuatro categorías: estratégico, crítico, operacional y transaccional, dando mayor relevancia a los proveedores estratégicos y críticos. 

Además, para cada una de las fases del proveedor: búsqueda, selección, integración, colaboración, desarrollo, desempeño, medición de riesgos y salida, se implementaron mejoras, se establecieron procedimientos y herramientas que orienten y faciliten a los colaboradores en la ejecución de cada una de las actividades que componen la gestión de proveedores.

 La institución lleva realizando este proceso bajo políticas y lineamientos establecidos desde hace muchos años, sin embargo, el objetivo de este proyecto es fortalecer nuestras buenas prácticas de gestión de proveedores y elevarlas a un nivel internacional líder, de excelencia, calidad y convertirnos en un referente ante otras empresas o instituciones de educación superior. 

En ese sentido, se destaca el trabajo colaborativo entre universidad – proveedor, creando sinergia y fortaleciendo el relacionamiento en el que se destaque el aprendizaje y desarrollo de ambas partes. Un modelo bajo estándares internacionales, consolidado a nivel institucional, permite fortalecer la gestión de proveedores, y entender las necesidades de nuestros proveedores estratégicos y críticos, con el fin de crear y mantener relaciones a largo plazo y sostenibles en donde ambas partes se beneficien a través del desarrollo de actividades y procesos más efectivos y óptimos. 

Resultados preliminares  

Al contar con un proceso estándar institucional bajo una práctica líder internacional, se ha evidenciado una gestión más unificada, óptima y colaborativa con el proveedor, desde el momento de su búsqueda hasta finalizar su intervención.
 
Para las áreas que gestionan proveedores, es muy valioso contar con un mayor seguimiento o trazabilidad, una mejor práctica en la clasificación de los proveedores y su tratamiento con base en ello; asimismo, la optimización de la documentación para las invitaciones a cotizar y la estandarización de formatos y criterios en cada una de las fases de trabajo con el proveedor.

Además, contar con un proceso más transparente en el que la institución cuente con proveedores calificados, quienes dentro de sus posibilidades demuestren su compromiso con los derechos humanos, el bienestar de sus colaboradores, el respeto por el medio ambiente y propendan por la sostenibilidad, es otro resultado que se evidencia del modelo.

De manera paralela, durante este año, se ha venido trabajando en conjunto con la Dirección de Tecnología Informática, la Dirección de Comunicaciones y las principales áreas que gestionan proveedores en la universidad en el desarrollo de una herramienta tecnológica que soportará la gestión integral de proveedores, permitiendo la optimización de los recursos institucionales.

Como parte de nuestra cultura de liderazgo, búsqueda de la excelencia y mejoramiento continuo en servicios, procesos y gestión universitaria, desde la Vicerrectoría Administrativa y Financiera se contrató en 2018 una firma internacional consultora para realizar un diagnóstico de la gestión de proveedores institucional. Con este comenzó la implementación de las iniciativas identificadas, con el fin de cerrar las brechas y tener una gestión de prácticas líderes a nivel internacional, donde la relación con los proveedores se dé manera colaborativa, generando valor y eficiencias en el proceso. 

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