Explora el nuevo portal web de Gestión Documental

Gestión Documental es un área de la Dirección de Servicios Administrativos que coordina el manejo integral de los documentos institucionales, capacita y asesora a los responsables de los archivos de gestión en las buenas prácticas archivísticas y apoya a otras dependencias académicas y administrativas en la prestación de servicios de correo. Así, Gestión Documental se posiciona como una sección encargada del manejo de la memoria documental institucional, gestionando los archivos con acervo histórico que permiten entender nuestro pasado, documentar el presente y prepararnos para el futuro.

Esta sección estrena un nuevo portal web, donde los usuarios podrán encontrar información sobre a qué se dedica el área, su organigrama, cuáles son los servicios que brinda y los diferentes proyectos que lidera. Entre sus servicios se encuentran la regulación archivística, el servicio de mensajería, la capacitación y asesorías a otras dependencias, la digitalización, las transferencias documentales, y la consulta y préstamo de documentos. 

“El portal es una ventana que nos permite dar a conocer a la comunidad los diferentes servicios, proyectos y novedades que lideramos desde el área de Gestión Documental. Asimismo, nos permite socializar todo lo concerniente a la gestión documental institucional, la importancia del buen manejo de la información y los procesos archivísticos”, señala Ludys Villanueva, jefe de la sección. 

Anteriormente el área era conocida como Archivo Central, cuando sus servicios estaban ligados exclusivamente a desarrollar acciones de mensajería, como la recepción, custodia y envío de documentos. Desde 2013, y a partir de las disposiciones de la Ley 594 de 2000 que estableció el Sistema Nacional de Archivo, se hizo el cambio de nombre. Con un nuevo enfoque, Gestión Documental se convirtió en una sección encargada de la revisión y el control de la producción documental institucional, liderando procesos de transformación como la elaboración de las primeras tablas de retención documental y la digitalización de los archivos. 

Javier Pertuz Prieto, auxiliar de Gestión Documental, asevera que esta ya no es un área que se dedica únicamente al envío del documento, sino que cumple una función integral. “Su nuevo nombre corresponde a que nuestra labor es gestionar todo el ciclo del documento, que se refiere a un proceso que inicia con su producción hasta la disposición final del documento”. 

A día de hoy, el área busca un posicionamiento estratégico a través de su vinculación a un macroproceso de seguimiento y mejora, trabajo adelantado de la mano con otros proyectos como el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, servicio de Auditorías y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 

Es por ello que, durante su corta historia, Gestión Documental ha tenido pasos agigantados en cuanto a su ejercicio. Actualmente, el área cuenta con la presentación del servicio de mensajería, envío y recepción de documentos a nivel internacional, nacional, local y dentro del plantel educativo. 

“Durante estos 8 años hemos rescatado la memoria institucional que está condensada en los documentos con valor histórico que fuimos encontrando en los diferentes archivos de gestión, a través del trabajo archivístico que realizamos y los fondos documentales que encontramos. Estos los organizamos y elaboramos las tablas de retención documental, que es lo que conforma lo que llamamos el Archivo Histórico Institucional, que representa la historia de la Universidad del Norte. Dentro de estos documentos recopilamos información con valor histórico y piezas únicas que contienen datos muy relevantes”, comenta la jefe del área. 

Documentos, actas, carpetas de archivos, cartas y facturas electrónicas son algunas de las piezas que hacen parte de la recuperación de la memoria institucional, pues es información que se gesta internamente y, con el paso del tiempo, va perdiendo su valor administrativo, pero conserva nuestro valor histórico.

Consulta el nuevo portal web aquí. 

Por María Fernanda Salgado.