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Dirección de Servicios Administrativos

Presentación del área


La Dirección de Servicios Administrativos es la responsable de la Gestión Logística y de la Seguridad Integral de la Universidad, en cuanto a todos los servicios de apoyo prestados, propende por el buen desarrollo de las funciones sustantivas de la Universidad como docencia, investigación y extensión.

De esta dirección dependen las áreas de: Mantenimiento, Servicios Generales y Seguridad, Compras, Almacén, Archivo con gestión documental, Servicios Audiovisuales y Proyectos de Infraestructura. A través de estás se articula la prestación de servicios a las diferentes áreas académicas y administrativas de la Universidad, para que puedan operar correcta y eficientemente.

El alineamiento del proceso logístico con la misión, visión y objetivos institucionales es vital para que la Universidad del Norte logre una posición sustentable como una de las mejores universidades a nivel nacional y como la primera Institución del Caribe; por lo que seremos cada vez más innovadores y creativos para generar mejores negociaciones en la operación y la gestión.

En los próximos cinco años, la Gestión Logística y de Seguridad Integral buscará mejorar su respuesta a los requerimientos generados de las actividades institucionales: administrativas, académicas, de investigación y de extensión, guardando una coherencia interna y respondiendo oportunamente a los objetivos estratégicos de la institución.

Funciones

  • Planear, programar, organizar, dirigir y controlar las actividades administrativas de contratación de bienes y servicios de la Institución que permitan el óptimo funcionamiento de los mismos, con base en las políticas, objetivos, pautas y directrices internas de la Universidad.
  • Autorizar la elaboración de las pólizas de los equipos y materiales que la Universidad adquiere, así como la exigibilidad de la misma en caso de algún daño, en coordinación con la Oficina Jurídica.
  • Propender por el buen manejo y control de los activos fijos de la institución. Realizar oportunamente la activación y actualización de movimientos de activos en el sistema de información Banner.  . 
  • Planear y entregar oportunamente los requerimientos de los usuarios garantizando la preservación del producto y una adecuada prestación del servicio. 
  • Autorizar el cambio de empresa de vigilancia para garantizar la seguridad dentro de la institución.
  • Coordinar y supervisar los gastos de la Universidad e igualmente controlar el consumo en materia de eventos que se realicen en la Universidad.
  • Autorizar las importaciones de bienes y servicios que la Universidad requiera para su óptimo funcionamiento.
  • Coordinar y supervisar el proceso de negociación con el exterior para la importación de bienes y servicios que adquiera la Universidad.
  • Autorizar la ejecución de los Proyectos de Gestión Documental Institucional y los procedimientos para la prestación de los servicios de esta área.

Comités y Comisiones

La Dirección de Servicios Administrativos coordina, dirige o forma parte de los siguientes organismos de la Universidad del Norte:
 
  • Comité de Planta Física
  • Comité Técnico de Planta Física
  • Comité de Archivo y Gestión Documental
  • Comisión de Administración Universitaria
  • Comité Administrativo
  • Comité Gerencial de Calidad.
  • Comités de construcción y montaje para proyectos técnicos y financieros.
  • Comités de compras para evaluar cotizaciones.
  • Comités de informática para evaluar posibilidades de compra de equipos computacionales.
Elkín Hernández, Direcrtor Financiero

Oscar Álvarez
Director

Dirección de Servicios Administrativos

Ingeniero Mecánico (2001) y Magister en Ingeniería Mecánica (2012) de la Universidad del Norte. Dentro de su formación también cuenta con el Diplomado en Docencia Universitaria y de Dirección de Proyectos bajo la metodología del PMI.

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Jefe de Servicios Generales

Daniel Rincón
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Responsable de Coordinar y controlar con eficiencia y eficacia la correcta operación de los procesos internos de aseo, atenciones a oficinas, traslados internos, decoraciones internas, organización de eventos, cuidado y mantenimiento de los jardines, conductores y flotas institucional, plantas de tratamiento de aguas residuales, administración, parqueaderos y vías internas, gestión integral de residuos solidos, plan de manejo de agua potable y la seguridad física de la institución evaluando siempre la calidad de los procesos para implementar acciones de mejora.
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Jefe de Almacén

Andrea Pérez
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Dentro de sus principales funciones esta planear, controlar y asegurar la disponibilidad y preservación de los productos de inventario, optimización de los recursos, recepción y entrega de bienes e insumos y gestionar el control de los activos fijos de la Universidad,  brindándole al usuario un excelente servicio. 

Para mayor información sobre control de activos fijos, ingrese a nuestro sitio web.
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Jefe de Compras

Natalia de los Ríos
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Encargada de planear un adecuado proceso de compras para satisfacer las necesidades de los clientes por medio de la gestión confiable y oportuna de bienes nacionales e importados logrando optimizar los recursos asignados y dando cumplimiento a nuestras especificaciones de servicios, requisitos legales y políticas administrativas. 

Para mayor información ingrese a nuestro sitio web.
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Jefe de Mantenimiento

Luz Montenegro
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Encargada de mantener en buen estado y velar por el cuidado y correcto funcionamiento de la planta física, las instalaciones eléctricas, telefónicas, aires acondicionados y cableado estructurado de la universidad, así como apoyar a la Oficina de Planeación en los temas relacionados con la parte eléctrica, aires acondicionados, y cableado estructurado en los grandes proyectos.
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Jefe de Proyectos Insfraestructura

Camilo Lozano
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Encargado de la gestión de proyectos de planta física correspondientes a remodelaciones, ampliaciones o mejoras de infraestructura. Conformada por un equipo multidisciplinario de profesionales, con utilización e implementación de buenas prácticas  y herramientas tecnológicas que faciliten la ejecución de proyectos, en un ambiente de mejoramiento continuo.
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Jefe de Gestión Documental

Eliana Bermudez
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Dedicada a coordinar los proyectos de gestión documental, capacita y asesora a los responsables de los archivos de gestión en las buenas prácticas archivísticas, recibe, distribuye y gestiona los documentos desde su recepción hasta su disposición final para garantizar la conservación y preservación de la información, según la normatividad vigente, las políticas y procedimientos institucionales; apoyamos a las áreas académicas y administrativas en la prestación de servicios de correo de forma eficiente y confiable para el usuario final.
Para mayor información sobre la gestión documental, ingrese a nuestro sitio web después de loguearse.
  • Fortalecer el modelo de gestión de proveedores y adquisición de bienes y servicios para la institución con el fin de garantizar el desarrollo de socios estratégicos (incluyendo egresados), obteniendo mejores ofertas y, generando ahorros significativos para la Institución.
  • Impulsar la conformación del archivo histórico institucional con el propósito de rescatar, clasificar, atesorar, conservar y gestionar la documentación histórica en cualquier soporte (físico, digital, sonoro, audiovisual) para que sirva como consulta, testimonio o fuente de historia de la institución.
  • Continuar con el fortalecimiento de la seguridad integral en el campus universitario.
  • Realizar un análisis del proceso de gestión de inventario para elaborar una propuesta de optimización.
  • Continuar la tercera fase del proyecto de optimización del proceso de compras mediante la verificación de la eficacia de las mediciones.
  • Diseñar la ventanilla única de correspondencia digital para la gestión integrada desde la recepción hasta la distribución y seguimiento de documentos.

Proyecto Centro de Acopio

Definición
El Centro de Acopio de Residuos Sólidos de la Universidad del Norte es un sitio de almacenamiento temporal de residuos recuperables, donde son clasificados y separados de acuerdo a su naturaleza en plástico, cartón papel, vidrio y metales, para su pesaje, compactado, empaque, embalaje y posterior venta o disposición final correspondiente.

Tiene como finalidad realizar en forma adecuada, secuencial y detallada el manejo de residuos sólidos urbanos (RSU) y peligrosos (RESPEL) de tal forma que se cumpla con una eficiente y económica recolección, almacenamiento, separación y transporte de dichos residuos.

El proyecto del Centro de Acopio busca garantizar el reciclado de materiales y la disminución de las cantidades de residuos generados al interior del campus de la Universidad del Norte a los rellenos sanitarios, así como controlar y organizar la manipulación y almacenamiento de estos desde su generación hasta su aprovechamiento y disposición final.

Responsable(s)/ Áreas involucradas
  • Dirección de Servicios Administrativos: Sección de Servicios Generales, Sección de Mantenimiento.
  • Dirección de Gestión humana: Sección de Salud Ocupacional.
  • Dirección de Unidades Servicio Logística y Empresarial: Sección de Administración de restaurantes.
Tiempo
Proceso de Diseño y propuesta: Año 2012
Construcción Inicio: Año 2014
Inauguración: Año 2015

Impacto
El papel, el vidrio, el cartón, el metal y el plástico son considerados un resido no peligroso aprovechable. Estos residuos pueden ser útiles en otros procesos como materia prima para procesos industriales y que reduce en esto costos de abastecimiento. Actualmente la Universidad del Norte aprovecha estos materiales vendiéndolos clasificados a una cooperativa que se beneficia con ellos. Se espera que con el ingreso de la Central de Acopio la generación de estos materiales se incremente al menos en un 60%.

Los residuos finales como los desechos de comida, servilletas, papel aluminio, icopor con restos de comida, papeles de baño y todo material sucio no aprovechable tienen como disposición final el relleno sanitario para su entierro y destrucción final. Colombia en el año 2006 se declaró en emergencia ambiental por la falta de ubicaciones estratégicas para la creación de más rellenos sanitarios. Se espera que con el proceso de compactación y la clasificación realizada en la nueva Central de Acopio la generación de estos residuos disminuya en un 30%.

La Central de acopio es un lugar cerrado con espacios específicos para la separación de los residuos acorde a sus características, cuenta con sistema de extracción de olores, equipos de lavado, sirviendo como instrumento de prevención de la contaminación del medio ambiente a través de la correcta clasificación, segregación, almacenamiento y disposición final de cada residuo de acuerdo con sus características.

Siguiendo con la filosofía de la Responsabilidad Social empresarial y cumpliendo la legislación ambiental vigente, hemos construido la Central de Acopio única en la Región Caribe orientada a la protección de la salud y a la generación de beneficios ambientales y sociales vinculando en ella población vulnerable. Algunos de los resultados es el control de la generación de malos olores, de la reproducción de insectos, roedores u otra fauna nociva, así como cualquier molestia que se pudiera generar queda confinada.

Indicadores de gestión

Servicios


La Dirección de Servicios Administrativos cuenta con una amplia infraestructura para poder brindar a la comunidad universitaria y los públicos externos relacionados con la misma un amplio portafolio de servicios que podrían resumirse de la siguiente manera:

Gestión del Mantenimiento
  • Mantenimiento correctivo y preventivo de planta física, muebles y equipos
Gestión Logística
  • Adquisición de bienes Nacionales e Importados
  • Contratación servicios externos - Mantenimiento
  • Contratación servicios externos - Planeación
  • Ordenes de Publicidad
  • Contratación servicios externos servicios generales
  • Equipos audiovisuales
  • Recibo y entrega de artículos de Almacén
  • Activos Fijos
Gestión de Seguridad Integral
  • Seguridad Física
  • Seguridad Informática 
  • Aseguramiento de personas y activos
Gestión de Servicios Generales
  • Seguridad Física
  • Mantenimiento
  • Gestión Logística
  • Gestión ambiental
Gestión Documental
  • Regulación archivística
  • Capacitación
  • Asesoría
  • Digitalización
  • Custodia documental
  • Consulta y  préstamos de documentos

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