Responsive Image

Dirección de Servicios Administrativos

Presentación del área


En la Universidad del Norte la gestión logística tiene un impacto significativo en el óptimo funcionamiento de la institución por lo que la administración eficiente de los recursos físicos y humanos disponibles contribuye con la mejora y calidad de los procesos que en ella se desarrollan.

La gestión de compras es un proceso que implica la adquisición de bienes y servicios necesarios para la docencia, la investigación, la extensión y la gestión universitaria, el cual se ha caracterizado por realizarse de forma estructurada y transparente. Por ello, en los próximo seis años propenderemos por su adecuada planificación identificando las necesidades de las áreas y las prioridades presupuestales, teniendo en cuenta tiempos de entrega, precios y términos justos, calidad, confiabilidad, así como proveedores idóneos, alineados con las políticas 51 institucionales, velando por un riguroso manejo de inventarios, con políticas claras de control en pro del presupuesto, la rentabilidad y la eficiencia de la universidad.
 
La seguridad en el campus seguirá siendo de suma importancia para que los estudiantes, profesores, colaboradores y visitantes puedan desarrollar sus actividades en un ambiente seguro y confiable. Cuidaremos de las personas, los recursos, la información, equipos e infraestructura física y tecnológica y sensibilizaremos a la comunidad universitaria sobre la importancia del cumplimiento de la normativa propia y externa para una mayor protección, pues una universidad segura es un lugar más propicio para el aprendizaje, la investigación y el desarrollo personal.

Por su parte, una gestión documental adecuada nos permitirá administrar de manera efectiva los documentos que se generan, reciben y conservan en la institución y nos permitirá contar con un registro organizado y accesible de los archivos, influyendo en la mejora continua y en la reducción del riesgo de pérdida o mal uso de la información.

De esta forma una adecuada adquisición de bienes y servicios, el buen manejo de inventarios, los servicios generales de calidad, la correcta gestión documental y una seguridad integral que satisfaga necesidades y expectativas, mejorará la experiencia de propios y visitantes y favorecerá la imagen de la institución, contribuyendo con su sostenibilidad.

Funciones

  • Planear, programar, organizar, dirigir y controlar las actividades administrativas de contratación de bienes y servicios de la Institución que permitan el óptimo funcionamiento de los mismos, con base en las políticas, objetivos, pautas y directrices internas de la Universidad.
  • Autorizar la elaboración de las pólizas de los equipos y materiales que la Universidad adquiere, así como la exigibilidad de la misma en caso de algún daño, en coordinación con la Oficina Jurídica.
  • Propender por el buen manejo y control de los activos fijos de la institución. Realizar oportunamente la activación y actualización de movimientos de activos en el sistema de información Banner.  . 
  • Planear y entregar oportunamente los requerimientos de los usuarios garantizando la preservación del producto y una adecuada prestación del servicio. 
  • Autorizar el cambio de empresa de vigilancia para garantizar la seguridad dentro de la institución.
  • Coordinar y supervisar los gastos de la Universidad e igualmente controlar el consumo en materia de eventos que se realicen en la Universidad.
  • Autorizar las importaciones de bienes y servicios que la Universidad requiera para su óptimo funcionamiento.
  • Coordinar y supervisar el proceso de negociación con el exterior para la importación de bienes y servicios que adquiera la Universidad.
  • Autorizar la ejecución de los Proyectos de Gestión Documental Institucional y los procedimientos para la prestación de los servicios de esta área.

Comités y Comisiones

La Dirección de Servicios Administrativos coordina, dirige o forma parte de los siguientes organismos de la Universidad del Norte:
 
  • Comité de Planta Física
  • Comité Técnico de Planta Física
  • Comité de Archivo y Gestión Documental
  • Comisión de Administración Universitaria
  • Comité Administrativo
  • Comité Gerencial de Calidad.
  • Comités de construcción y montaje para proyectos técnicos y financieros.
  • Comités de compras para evaluar cotizaciones.
  • Comités de informática para evaluar posibilidades de compra de equipos computacionales.
Elkín Hernández, Direcrtor Financiero

Oscar Álvarez
Director

Dirección de Servicios Administrativos

Ingeniero Mecánico (2001) y Magister en Ingeniería Mecánica (2012) de la Universidad del Norte. Dentro de su formación también cuenta con el Diplomado en Docencia Universitaria y de Dirección de Proyectos bajo la metodología del PMI.

foto-perfil-tarjeta

Jefe de Servicios Generales

Daniel Rincón
  • Responsive Image
Responsable de Coordinar y controlar con eficiencia y eficacia la correcta operación de los procesos internos de aseo, atenciones a oficinas, traslados internos, decoraciones internas, organización de eventos, cuidado y mantenimiento de los jardines, conductores y flotas institucional, plantas de tratamiento de aguas residuales, administración, parqueaderos y vías internas, gestión integral de residuos solidos, plan de manejo de agua potable y la seguridad física de la institución evaluando siempre la calidad de los procesos para implementar acciones de mejora.
foto-perfil-tarjeta

Jefe de Almacén

Andrea Pérez
  • Responsive Image
Dentro de sus principales funciones esta planear, controlar y asegurar la disponibilidad y preservación de los productos de inventario, optimización de los recursos, recepción y entrega de bienes e insumos y gestionar el control de los activos fijos de la Universidad,  brindándole al usuario un excelente servicio. 

Para mayor información sobre control de activos fijos, ingrese a nuestro sitio web.
foto-perfil-tarjeta

Jefe de Compras

Natalia de los Ríos
  • Responsive Image
Encargada de planear un adecuado proceso de compras para satisfacer las necesidades de los clientes por medio de la gestión confiable y oportuna de bienes nacionales e importados logrando optimizar los recursos asignados y dando cumplimiento a nuestras especificaciones de servicios, requisitos legales y políticas administrativas. 

Para mayor información ingrese a nuestro sitio web.
foto-perfil-tarjeta

Jefe de Mantenimiento

Luz Montenegro
  • Responsive Image
Encargada de mantener en buen estado y velar por el cuidado y correcto funcionamiento de la planta física, las instalaciones eléctricas, telefónicas, aires acondicionados y cableado estructurado de la universidad, así como apoyar a la Oficina de Planeación en los temas relacionados con la parte eléctrica, aires acondicionados, y cableado estructurado en los grandes proyectos.
foto-perfil-tarjeta

Jefe de Proyectos Insfraestructura

Camilo Lozano
  • Responsive Image

Encargado de la gestión de proyectos de planta física correspondientes a remodelaciones, ampliaciones o mejoras de infraestructura. Conformada por un equipo multidisciplinario de profesionales, con utilización e implementación de buenas prácticas  y herramientas tecnológicas que faciliten la ejecución de proyectos, en un ambiente de mejoramiento continuo.
foto-perfil-tarjeta

Jefe de Gestión Documental

Eliana Bermudez
  • Responsive Image
Dedicada a coordinar los proyectos de gestión documental, capacita y asesora a los responsables de los archivos de gestión en las buenas prácticas archivísticas, recibe, distribuye y gestiona los documentos desde su recepción hasta su disposición final para garantizar la conservación y preservación de la información, según la normatividad vigente, las políticas y procedimientos institucionales; apoyamos a las áreas académicas y administrativas en la prestación de servicios de correo de forma eficiente y confiable para el usuario final.
Para mayor información sobre la gestión documental, ingrese a nuestro sitio web después de loguearse.
  • Fortalecer el modelo de gestión de proveedores y adquisición de bienes y servicios para la institución con el fin de garantizar el desarrollo de socios estratégicos (incluyendo egresados), obteniendo mejores ofertas y, generando ahorros significativos para la Institución.
  • Impulsar la conformación del archivo histórico institucional con el propósito de rescatar, clasificar, atesorar, conservar y gestionar la documentación histórica en cualquier soporte (físico, digital, sonoro, audiovisual) para que sirva como consulta, testimonio o fuente de historia de la institución.
  • Continuar con el fortalecimiento de la seguridad integral en el campus universitario.
  • Establecer y socializar los lineamientos para la gestión del documento electrónico, los cuales den soporte y apoyen la regulación de la transformación digital institucional.
  • Implementar piloto de la ventanilla de correspondencia digital con el propósito de gestionar de manera centralizada las comunicaciones enviadas y recibidas en la universidad.
  • Implementar nuevas tecnologías (analítica de video) para mejorar la seguridad institucional y la eficiencia en la trazabilidad y solución de casos. (Etapa 1)
  • Iniciar la construcción de la Granja Solar en los nuevos terrenos.
  • Implementar un plan de consumo racional y responsable de agua y energía.
  • Fortalecer los planes y promoción de programas ambientales.
  • Gestionar el inventario de gases efecto invernadero – GEI.
Ejecutar los proyectos de planta física de acuerdo con su objeto, alcance y cronograma definidos por la universidad:
  • Continuación de la construcción del Centro Deportivo que albergará la piscina.
  • Diseños del Centro de Innovación y Tecnología del Concreto.
  • Puesta en operación del Salón Gabriel García Márquez.
  • Evaluar los costos del tercer piso del Edificio Álvaro Cepeda Samudio.
  • Continuar los diseños de proyectos con viabilidad positiva en el mediano 

Proyecto Centro de Acopio

Definición
El Centro de Acopio de Residuos Sólidos de la Universidad del Norte es un sitio de almacenamiento temporal de residuos recuperables, donde son clasificados y separados de acuerdo a su naturaleza en plástico, cartón papel, vidrio y metales, para su pesaje, compactado, empaque, embalaje y posterior venta o disposición final correspondiente.

Tiene como finalidad realizar en forma adecuada, secuencial y detallada el manejo de residuos sólidos urbanos (RSU) y peligrosos (RESPEL) de tal forma que se cumpla con una eficiente y económica recolección, almacenamiento, separación y transporte de dichos residuos.

El proyecto del Centro de Acopio busca garantizar el reciclado de materiales y la disminución de las cantidades de residuos generados al interior del campus de la Universidad del Norte a los rellenos sanitarios, así como controlar y organizar la manipulación y almacenamiento de estos desde su generación hasta su aprovechamiento y disposición final.

Responsable(s)/ Áreas involucradas
  • Dirección de Servicios Administrativos: Sección de Servicios Generales, Sección de Mantenimiento.
  • Dirección de Gestión humana: Sección de Salud Ocupacional.
  • Dirección de Unidades Servicio Logística y Empresarial: Sección de Administración de restaurantes.
Tiempo
Proceso de Diseño y propuesta: Año 2012
Construcción Inicio: Año 2014
Inauguración: Año 2015

Impacto
El papel, el vidrio, el cartón, el metal y el plástico son considerados un resido no peligroso aprovechable. Estos residuos pueden ser útiles en otros procesos como materia prima para procesos industriales y que reduce en esto costos de abastecimiento. Actualmente la Universidad del Norte aprovecha estos materiales vendiéndolos clasificados a una cooperativa que se beneficia con ellos. Se espera que con el ingreso de la Central de Acopio la generación de estos materiales se incremente al menos en un 60%.

Los residuos finales como los desechos de comida, servilletas, papel aluminio, icopor con restos de comida, papeles de baño y todo material sucio no aprovechable tienen como disposición final el relleno sanitario para su entierro y destrucción final. Colombia en el año 2006 se declaró en emergencia ambiental por la falta de ubicaciones estratégicas para la creación de más rellenos sanitarios. Se espera que con el proceso de compactación y la clasificación realizada en la nueva Central de Acopio la generación de estos residuos disminuya en un 30%.

La Central de acopio es un lugar cerrado con espacios específicos para la separación de los residuos acorde a sus características, cuenta con sistema de extracción de olores, equipos de lavado, sirviendo como instrumento de prevención de la contaminación del medio ambiente a través de la correcta clasificación, segregación, almacenamiento y disposición final de cada residuo de acuerdo con sus características.

Siguiendo con la filosofía de la Responsabilidad Social empresarial y cumpliendo la legislación ambiental vigente, hemos construido la Central de Acopio única en la Región Caribe orientada a la protección de la salud y a la generación de beneficios ambientales y sociales vinculando en ella población vulnerable. Algunos de los resultados es el control de la generación de malos olores, de la reproducción de insectos, roedores u otra fauna nociva, así como cualquier molestia que se pudiera generar queda confinada.

Indicadores de gestión

Servicios


La Dirección de Servicios Administrativos cuenta con una amplia infraestructura para poder brindar a la comunidad universitaria y los públicos externos relacionados con la misma un amplio portafolio de servicios que podrían resumirse de la siguiente manera:

Gestión del Mantenimiento
  • Mantenimiento correctivo y preventivo de planta física, muebles y equipos
Gestión Logística
  • Adquisición de bienes Nacionales e Importados
  • Contratación servicios externos - Mantenimiento
  • Contratación servicios externos - Planeación
  • Ordenes de Publicidad
  • Contratación servicios externos servicios generales
  • Equipos audiovisuales
  • Recibo y entrega de artículos de Almacén
  • Activos Fijos
Gestión de Seguridad Integral
  • Seguridad Física
  • Seguridad Informática 
  • Aseguramiento de personas y activos
Gestión de Servicios Generales
  • Seguridad Física
  • Mantenimiento
  • Gestión Logística
  • Gestión ambiental
Gestión Documental
  • Regulación archivística
  • Capacitación
  • Asesoría
  • Digitalización
  • Custodia documental
  • Consulta y  préstamos de documentos

CONTACTO DIRECTO: QUEREMOS CONOCER SU OPINIÓN

Nuestros Procesos y Servicios

  • Comparta sus experiencias
  • ¿Tiene una necesidad no resuelta?
  • ¿Desea información o atención?

Ayúdenos a servir y mejorar.

El portal de Gestión Administrativa

  • ¿Ha encontrado un enlace roto?
  • ¿Es difícil encontrar la información que busca?
Permítanos conocer su opinión.