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Proyectos Administrativos

 Presentación del Área


La Jefatura de Proyectos Administrativos nace en el año 2002 con el propósito de crear una instancia que gestione proyectos transversales de las distintas áreas que integran la administración universitaria, orientados a la mejora continua, el análisis de condiciones actuales y futuras, evaluación financiera de nuevas iniciativas y optimización de procesos en general.

Es la encargada de acompañar a la academia y la administración en el diseño, planeación, validación e implementación de proyectos, asegurando la viabilidad de las nuevas iniciativas de impacto institucional, evaluando los cambios propios de la dinámica académica y administrativa, sirviendo de apoyo a la toma ágil y segura de decisiones estratégicas, acompañando los procesos de crecimiento y desarrollo de cada una de las áreas para apoyar la sostenibilidad y permanencia de la Universidad.  En este orden de ideas, coordina, establece los lineamientos y realiza seguimiento a cada uno de los proyectos que tiene a su cargo.

El área tiene como visión generar nuevos estudios de alto impacto que se constituyan en referentes obligados en la comunidad universitaria nacional y de la Gran Cuenca del Caribe, por los resultados obtenidos en términos de productividad y competitividad institucional.

Esta jefatura responde por el análisis de costos, tanto de la Universidad en su conjunto, como de cada una de las unidades académicas y administrativas. En este sentido, asesora a los centros de gestión en sus estructuras de costos y establece lineamientos acordes con el direccionamiento institucional.

Así mismo, monitorea continuamente las condiciones del mercado y el análisis de la posición estratégica de la Universidad en cada área, mediante la inteligencia de negocios, para ganar ventaja competitiva y permitir el establecimiento de estrategias de valor compartido que diferencien a Uninorte.

Mediante la gestión de proyectos, favorece la integración de Uninorte a nuevas redes internacionales de trabajo colaborativo que apoyen los retos y desafíos para la administración universitaria y atraigan la atención de potenciales stakeholders hacia la Institución..

Funciones

  • Llevar a cabo el análisis, la gestión, el desarrollo y el seguimiento de los proyectos administrativos que generen impacto institucional con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas en cada uno de ellos.
  • Diseñar proyectos que busquen mejorar la productividad del área administrativa y permitan optimizar el uso de los recursos.
  • Elaborar el estudio de costos anual de la Universidad con el fin de determinar el costo real de funcionamiento de cada programa académico, teniendo éste como herramienta de apoyo en la toma de decisiones.
  • Elaborar el informe anual de Estado de Ingresos y Egresos de los departamentos y divisiones académicas con el fin de evaluar su gestión.
  • La prospectiva financiera basada en la simulación de escenarios futuros, acompañando el proceso de planeación estratégica, previendo las condiciones económicas que viabilicen las estrategias de desarrollo y aseguren el posicionamiento.
  • Elaborar el informe de capacidad instalada, analizando las variables de planta física y carga académica con el fin de evaluar el nivel de eficiencia en la utilización de las mismas y tomar decisiones al respecto.
  • Realizar seguimiento y control al servicio concesionado de agencias de viaje para propender por la satisfacción de los usuarios y asegurar el cumplimiento de lo pactado en el respectivo contrato.
  • Establecer acuerdos y convenios con los aliados estratégicos de viajes corporativos para acceder a tarifas y beneficios especiales que mejoren y complementen las condiciones de los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria.
  • Formular y evaluar proyectos en las áreas dónde se identifiquen necesidades u oportunidades de mejora orientadas al incremento de los niveles de productividad y competitividad de la Gestión Administrativa.
  • Asesorar y acompañar a las diferentes dependencias de la Universidad en la evaluación de la factibilidad de la implementación de modelos o la ejecución de proyectos con impacto en las finanzas de la institución.

Comités y Comisiones

La Jefatura de Proyectos Administrativos coordina, dirige o forma parte de los siguientes organismos de la Universidad del Norte:
  • Comité Financiero.
  • Comité de Presupuesto.
  • Comisión de Administración Universitaria en procesos de planeación y autoevaluación.
  • Comité Administrativo.
  • Comité de Revisión Gerencial.
  • Comité de Flexibilización Curricular.
  • Comité de Dirección de Gobierno de datos.
Elkín Hernández, Direcrtor Financiero

Leyla Mlayes
Jefe

Proyectos Administrativos

Ingeniera de Sistemas, Especialista en finanzas y Master en Administración de Empresas, de la Universidad del Norte. Como parte de su formación, realizó un diplomado en Finanzas y un diplomado en Gestión de Dirección Administrativa y Financiera; además tiene estudios en Diseño y Desarrollo de páginas web.

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Coordinador Voluntariado Institucional

María Ricardo
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Encargada de organizar y administrar los servicios de Voluntariado Institucional, entendidos como aquellos que se prestan bajo los principios de la acción voluntaria, exclusivamente en apoyo de actividades internas propias de la Universidad, como Institución de Educación Superior sin ánimo de lucro, en desarrollo de actividades sociales, culturales, institucionales y educativas. 
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Coordinador Oficinas de Viajes
Corporativos

Katiana Pacheco
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Esta área vincula la comunidad universitaria y los principales aliados estratégicos en el tema de viajes (aerolíneas, agencias de viaje, hoteles, entre otros) para optimizar los viajes corporativos en la Universidad, mejorando continuamente la calidad en los servicios, haciendo más efectivos los procesos y apoyando decididamente las diferentes funciones sustantivas de la Institución, que requieren del acompañamiento de la gestión de viajes como parte de sus actividades estratégicas o de su quehacer académico y administrativo.
  • Incrementar la visibilidad internacional de las estrategias y proyectos participando activamente en convocatorias, redes actuales y vinculándonos a nuevas de carácter internacional con el fin de ser referentes, fortalecer las relaciones y generar conocimiento propositivo, de coyuntura y de impacto en nuestro entorno.
  • Consolidar el sistema de gestión ambiental de la Universidad, con las directrices y estrategias que contribuyan al desarrollo sostenible de nuestro ecosistema.
  • Consolidar el proyecto Uninorte Sostenible y convertirnos en referentes a nivel nacional e internacional en cada una de sus dimensiones: social, económica y ambiental, así como también posicionar el portal existente incentivando la participación de la comunidad en la divulgación de su gestión.
  • Presentar la propuesta de nuevos programas académicos que respondan a las expectatvias y necesidades de las nuevas generaciones de estudiantes.
  • Ejecutar el plan de mejoramiento de la gestión de viajes corporativos.
Oficina de Viajes Corporativos

Área responsable: Vicerrectoría Administrativa y Financiera y Dirección de Proyectos Administrativos.

Desde Noviembre 22 de 2010 entra en funcionamiento la Oficina de Viajes Corporativos, que surge como un proyecto de prueba para servir de vínculo entre la comunidad universitaria y nuestros principales aliados estratégicos en el tema de viajes (aerolíneas, agencias de viaje, entre otros).

El objetivo de esta Oficina es optimizar la inversión y la gestión relativa a viajes corporativos en la Universidad, mejorando continuamente la calidad en los servicios, haciendo más efectivos los procesos y apoyando decididamente las diferentes funciones sustantivas de la Institución, que requieren del acompañamiento de la gestión de viajes como parte de sus actividades estratégicas o de su quehacer académico y administrativo.

Esta Oficina es el resultado de un análisis riguroso que se adelantó en la Universidad, con el apoyo de asesores especializados externos, para darle valor agregado a la Institución, teniendo en cuenta que los viajes corporativos brindan apoyo al desarrollo de las funciones sustantivas de la Universidad, acompañan la estrategia de internacionalización institucional, pero igualmente requieren de recursos para poder ejecutar los planes. Ante este panorama, la optimización del tema de viajes, se plantea como una necesidad institucional que tiene impacto positivo en la salud financiera de la Universidad, mediante la disminución de los costos asociados a los viajes corporativos.

La Oficina de Viajes Corporativos no es una agencia de viajes, es una instancia de apoyo que sirve de intermediaria entre la Universidad y las agencias, con el fin de asegurar que ofrezcan la mejor tarifa, entreguen la mejor ruta y obtengamos los mayores beneficios de los convenios vigentes. Las agencias de viaje Vianorte y Carlson Wangolit Travel continuarán haciendo su tarea y seguirán prestando sus servicios en el campus, teniendo ahora como principal interlocutor a esta nueva oficina.

La OVC ofrece además a los viajeros información complementaria, tal como hoteles sugeridos, alternativas de porciones terrestres (trenes, metros, etc), direcciones de interés y asegura que las agencias de viaje mantengan informada a la comunidad sobre condiciones de equipaje, requisitos de documentación, entre otros temas que sin duda serán de utilidad para hacer el viaje más efectivo y placentera su estancia en el lugar de destino.

Indicadores de gestión


Estos son los indicadores más representativos de la Dirección de Proyectos Administrativos relacionados con el proceso de planeación estratégica, el Sistema de Gestión de Calidad, la gestión del área, los procesos de acreditación y las estadísticas del área, entre otros.

Estudios de factibilidad

2014
Programa de Humanidades y Filosofía
Programa de Odontología
Ciencias de la Tierra
Prefactibilidad de un Jardín Infantil

2015
Estudios de factibilidad de vivienda.
Estudios técnicos y tecnológicos.

2016
Estudios de factibilidad Programa de Geología.

Indicadores del Voluntariado Institucional
  • Actividades apoyadas mediante el grupo de Voluntariado Institucional.
  • Estudiantes vinculados al Voluntariado .
  • Indicadores de la Oficina de Viajes Corporativos
  • Porcentaje de ahorro en la gestión de viajes.
  • Tiempo en la gestión de viaje.

Servicios


Los servicios o procesos internos y externos que ofrece la Jefatura de Proyectos Administrativos y sus áreas operativas podrían resumirse del siguiente modo.

Procesos Oficina de Viajes Corporativos
  • Gestión de tiquetes nacionales o internacionales.
  • Público: Funcionarios administrativos y de apoyo / Profesores.
  • Gestión de reservas de Hotel para visitantes a la Universidad.
    Público a: Funcionarios administrativos y de apoyo / Profesores que solicitan por visitante.
  • Gestión de reservas de salones para eventos
Procesos de asistencia
  • Estudios de factibilidad: estudio de mercado, análisis de indicadores para toma de decisiones con el fin de establecer el estudio de costos y trazar el flujo de caja.
    Público: Rector, Vicerrectores, Decanos, Direcciones de Departamentos, Directores de Centros Generadores (Academia, extensión, DUSLE), Auditoria y Gestión de Calidad. Consejo Académico o Comité Ejecutivo.
 
  • Estudios de costos: Se hace por unidades académicas: programa, departamento, división, institucional. Para pregrado, postgrado y todos los centros generadores de ingresos, como la DUSLE, Extensión y el área de investigación (por proyecto). A cada área se le entrega una matriz para que puedan calcular, ajustar y actualizar sus costos. Además se les envía a cada una de ellas su P&G y estado de resultados para saber cuánto les queda, si son superavitario o deficitario en su unidad.
    Público: Rector, Vicerrectores, Decanos, Direcciones de Departamentos, Directores de Centros Generadores (Academia, extensión, DUSLE).

Servicios Relacionados con procesos de acreditación
  • Recopilación de información a enviar a las áreas académicas: presupuestos, ejecuciones e inversiones de sus áreas que ellos deben enviar dentro de sus procesos acreditativos al Ministerio.
Público: Decanos, Dirección de Calidad y Proyectos Académicos.
 
  • En la visita de campo de los pares, se elaboran las presentaciones e informes para entregar a los pares acreditadores. En las acreditaciones institucionales o internacionales hay que recopilar las cifras, datos, consolidar, soportar y redactar la información de las áreas Administrativas para las acreditaciones y evaluaciones.
Público: VAF, Dirección de Calidad y Proyectos Académicos, Directores de áreas administrativas.

Servicios Voluntariado Institucional
  • Atención a estudiantes interesados, información y gestión de formatos de vinculación para estudiantes que quieran participar. Contacto con los candidatos y gestión de vinculaciones.
  • Contacto con las Oficinas que requieren los servicios de estudiantes de voluntariado institucional para recibir solicitudes, verificar sus necesidades y dar trámite a los requerimientos para realizar la selección de estudiantes y ofrecer servicios.
Públicos: Estudiantes de pregrado, administrativos, académicos, padres, aspirantes a pregrado. Comunidad.

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